※本サイトはプロモーションを含んでいます。
ビジネスで問題に突き当たったときには、フレームワークを活用して問題解決への道をたどるのが一般的な手法です。
この記事では、問題解決のフレームワークのひとつである「なぜなぜ分析」を取り上げて解説します。
「なぜなぜ分析」とはなにかという基礎知識から、「なぜなぜ分析」を行う手順や成功させるコツといった実践にすぐ結びつくことまでを分かりやすく説明しています。
「なぜなぜ分析」はビジネスシーンだけでなく、プライベートでも活用できるシンプルなフレームワークです。問題解決のヒントとしてぜひ参考にしてみてください。
なぜなぜ分析とは
「なぜなぜ分析」は、問題を解決するためのフレームワークです。
ビジネスでもプライベートでも、何かがうまくいかないときには、そこに問題と原因があります。ものごとを上手くまわして行くためには、問題をそのままにしない、再発させない、といったことが重要になってきます。
「なぜなぜ分析」は、名前の通り「なぜ？」を繰り返して掘り下げていくことにより、問題を引き起こしている根本的な原因を見つけ出し、解決するための対策、改善につなげる問題解決法です。
なぜなぜ分析の事例
「なぜなぜ分析」の最も代表的な事例は、トヨタにあります。
「なぜなぜ分析」はもともとトヨタで生まれたといわれます。「カイゼン」で広く知られるトヨタの事例は、問題解決のお手本として多く取り上げられています。
「トヨタ生産方式」(書籍)では、「機械が動かなくなった」場合のなぜなぜ分析の事例が紹介されています。
「機械が動かなくなった」
↓なぜ？ 「なぜ機械は止まったのか？」
「オーバーロードがかかってヒューズが切れたから」
↓なぜ？ 「なぜオーバーロードがかかったのか？」
「軸受部の潤滑が十分でないから」
↓なぜ？ 「なぜ十分に潤滑しないのか？」
「潤滑ポンプが十分くみ上げていないから」
↓なぜ？ 「なぜ十分くみあげていないのか？」
「ポンプの軸が摩耗してガタガタになっているから」
↓なぜ？ 「なぜ摩耗したのか？」
「ストレーナー(濾過器)が付いていないので、切粉が入ったから」
トヨタでは「なぜ？」を5回は繰り返すことが徹底されています。
上記の事例で考えると、もし3回目や4回目で終えていたら、ポンプの交換で終わってしまい、ストレーナーを取り付けるという対策までたどり着くことができません。
5回の「なぜ？」繰り返すことにより、根本の原因を見つけることができたといえます。
もちろん、いたずらに「なぜ？」を多く繰り返すことが必ずしもよいわけではありません。
例として「発送ミスが起きた」を課題にしたなぜなぜ分析で考えてみましょう。
↓なぜ？ 「なぜ商品が違う人に届いたのか」
「発送前に商品と送り先を確認していなかったから」
↓なぜ？ 「なぜ商品と送り先を確認していなかったのか」
「自分がやるべき仕事だと思わなかったから」
↓なぜ？ 「なぜ自分がやるべき仕事だと思わなかったのか」
「マニュアルに書いてないから」
↓なぜ？ 「なぜマニュアルに書いてないのか」
「作業の変化に伴ってマニュアルを更新していないから」
↓なぜ？ 「なぜマニュアルを更新していないのか」
「マニュアルを管理する担当者が決まっていないから」
このように5回のなぜ？を繰り返したところで、「マニュアルを管理する担当者が決まっていない」という原因が見つかり、担当者を決めてマニュアル更新をしっかり行うという対策を導き出すことができました。
仮にこれをさらに続けて、マニュアルの担当者が決まっていないのはなぜか？と突き詰めていくと、引き受ける人がいないから→仕事が忙しいから→人手が足りないから…と、本来解決すべき問題から離れて行ってしまうことがあります。
なぜなぜ分析を行う手順
「なぜなぜ分析」を効果的に活用するには各手順でポイントを押さえる必要があります。基本的な手順と注意点を説明しますので、確認しておきましょう。
取り上げる事象を設定する
まずはじめは取り上げる事象の設定です。問題となっていることを課題として定義すればよいのですが、ポイントは事象を具体的に定義することです。
この段階で課題をしっかり定義しなければ、なぜなぜ分析をしてもよい解決策を導き出すことが難しくなります。
ミスが多い、売り上げが悪い、などは事象がぼんやりとし過ぎている悪い例です。
1か月に5件以上の商品の送り先間違いが続いている、〇〇の売り上げが3か月連続で前月比較で10%以上落ち込んだ、のように、「何が」「どのように」を意識して具体的に設定することが大事です。
「なぜ？」を繰り返しながら要因をリストアップしていく
課題の定義ができたら、「なぜ？」を繰り返しながら要因をリストアップしていきます。
ここでの注意点は、推測で原因を考えないことです。
〇〇の売上が落ち込んでいる→「なぜ？」→競合商品が発売されたのではないか？
このように憶測に過ぎないことを原因としてはいけません。〇〇社から当社より低価格の競合品が発売された、のように事実を捉えることがポイントです。
また、ひとつの事象に対して要因が複数考えられるケースもあります。その場合は要因ごとに分岐させて進めていくとよいでしょう。
〇〇の売り上げが落ち込んでいる、の要因として、〇〇社から当社より低価格の競合品が発売された、コロナ禍で需要が急減した、の2つの要因が考えられるなら、それぞれに分けて「なぜ？」を繰り返します。
最終的な解決策を設定する
おおむね5回程度「なぜ？」を繰り返すことで根本の原因が見えてきます。ここまできたら最終的な解決策を設定します。
ここでのポイントは具体的な解決策になっているか、属人的な解決策ではないかです。
より一層注意する、というようなぼんやりとした解決策では意味がありません。「何を」「どうする」を意識して具体的な解決策を立てましょう。
また、ある人にしかあてはまらないというような属人的なことになっていないかもよく確認する必要があります。
なぜなぜ分析を成功させる6つのコツ
「なぜなぜ分析」は「なぜ？」を繰り返していくシンプルなものですが、成功させるにはいくつかのコツがありますので順にみていきましょう。
分析対象は具体的に設定する
分析対象は「何が」「どのように」を意識して具体的に設定します。
「みんなのやる気がない」といった抽象的なものではなく、「会議の時間にメンバーがそろわない」「期日までに必要が提出されない」のように、具体性のある事象を設定することが大事です。
「原因→結果」の関係になっているかを意識する
「なぜ？」の答えは原因に対する結果になっているかを確認しながら進めることも大事です。
〇〇の売り上げが落ち込んでいる →「なぜ？」→ 11月はいつも売り上げが少ない
11月の売り上げがいつも少ないことは、特定の商品の売り上げが落ち込んでいる要因ではありませんから、これは悪い例です。
個人的な感情や思い込みで分析しない
分析が個人的な感情や思い込みに影響されるとよい結果が得られません。
悪い例を紹介します。
現場で転倒事故が多発する →「なぜ？」→ 〇〇さんはおっちょこちょいだから
これは個人的な思い込みです。
想像の域で考えるのではなく、動線上に物が置いてあるから、床に段差があるから、のように事実をとらえて分析することが大事です。
現象のつながりを飛ばした答えを出さない
分析は事象のつながりを飛ばした答えを出さないようにします。
会社に遅刻する →「なぜ？」→寝るのが遅かったから
これは現象が直接つながっていない例です。現象のつながりを意識して答えを出せば、家を出るのが遅いから、という答えが出るでしょう。
すると、家を出る時間が遅いのはなぜか？と考えたときに、起きるのが遅いからなのか、準備に時間がかかり過ぎるのかという、複数の原因が考えられる可能性も出てきます。
「なぜ？」の答えは複数の要素をまとめない
「なぜ？」の答えは複数の要素をまとめないようにするのもコツのひとつです。
なぜ家を出るのが遅い？の答えは、起きるのが遅いからもあるでしょうし、準備に時間がかかるからも考えられます。
答えが複数の出たときには、一緒にせず分岐させて進めるようにします。
「なぜ？」で答えが出ないときは「どうすれば？」に変えてみる
「なぜ？」で答えがでたものをそのまま質問にして「なぜ？」を繰り返すと、ときに方向性が違ってきてしまうことがあります。その場合は「なぜ？」を「どうすれば？」に変えて考えてみてもよいでしょう。
「どうすれば？」と考えることで、最終的な解決策を導き出しやすくなります。
まとめ この記事のおさらい
- 「なぜなぜ分析」は、問題を解決するためのフレームワークです。
- 「なぜ？」を繰り返して掘り下げていくことにより、根本的な原因を見つけ出し解決するための対策をみいだします。
- 「なぜなぜ分析」はトヨタが発祥といわれ「機械が動かなくなった」事例が書籍等で紹介されています。
- 「なぜなぜ分析」は、取り上げる事象の設定→「なぜ？」を繰り返し要因をリストアップ→最終的な解決策を設定、の順で進めます。
- 「なぜなぜ分析」を成功させるにはいくつかのコツがあります。分析対象は具体的に設定すること、個人的な感情や思い込みで分析しないこと、現象のつながりを飛ばした答えを出さないことなどを意識するとよいでしょう。
- 「なぜ？」で答えが出ないときは「どうすれば？」に変えて考えてみると解決策が導き出せることがあります。
