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ビジネスシーンでは取引先と様々な書類をやり取りすることになります。普段の手紙とは違う、ビジネスシーンでの書類のやり取りには、社会人として知っておくべきマナーがあります。
ここでは、FAXを送る際に添える「FAX送付状」のマナーについて紹介します。
「FAX送付状」とは？
1日に何通もFAXが届く企業では、少しの時間でもたくさんのFAXが溜まることになり、「どこからどこまでがどの企業から送られたFAXなのか」が分かりづらくなります。
また、社員が多く在籍している場合も同様、「どのFAXが誰宛てなのか」が分かりづらくなる恐れがあります。
FAX送付状を1枚添えるだけで、相手方が「誰から、誰宛てに、いつ、どのような内容のFAXが、何枚送られてきたのか」が、容易に把握できるようになります。
FAX送付状に使用する用紙は、A4用紙1枚におさめるのが一般的です。FAXを送る際に、本来送りたい書類の前、1枚目に表紙として添付して送信します。
FAX送付状の構成（記載すべき7項目）
・表題・・・用紙の一番上中央に大きめのフォントで「FAX送付状」と記します。
・日付・・・送った日が分かるように表題の下、用紙の右端に送付日を「○年○月○日」と書きます。
・相手先・・・日付の下、用紙の左端に相手先の会社名・部署名・担当者名を記します。役職がある場合には名前の前に役職を記すか、名前の最後に役職を付けます。
※注意※
担当者の氏名が不明な場合は、部署名に御中を付けます。名前が分かる場合は様を付けます。
部長や社長など役職には敬称（様や殿など）が含まれていますので、様は付けません。
（×）経理部様→（○）経理部御中 （○）経理ご担当者様 （○）経理部 松本様
（×）大谷部長様→（○）営業部部長 大谷様 （○）営業部 大谷部長
・送信者・・相手先の下、用紙の右端に送信者（自分）の会社名 ・住所・電話番号・FAX番号・部署名・担当者名（自分の名前）を記します。住所は省くことも可能です。見積書や請求書の場合は、会社の印鑑を押印しますが、FAX送付状の場合、印鑑は不要です。
・挨拶・・・挨拶文面を記します。ビジネスの場面では、先に頭語として「拝啓」、結語として「敬具」を付けることが一般的です。
・枚数・・・書類を何枚送信したのかが分かるように送信枚数を記します。枚数を記しておけば、誰かが間違えて書類を持って行ってしまった場合や、機器のトラブルで受信できなかった場合などに便利です。「本紙を含む」と書くと枚数が分かりやすいでしょう。
・内容・・・送信する書類について簡単に記入します。本書類に書ききれなかった備考などもこの場所に記します。
FAX送付状 テンプレート
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