復命書とはなにかをポイントと実際に書く場合の例文を含めて解説

「復命書」という言葉をはじめて聞く人はもちろん、何度か聞いたり書いたことのある人にも、あらためて復命書についてわかりやすく解説します。復命書の意味や役割、意外と知らない報告書との違いから、代表的な復命書の書き方・例文まで説明します。

復命書とはそもそも何か

復命書とは、官公庁や会社などの組織で上司の命令に対して行ったことの結果を報告する書類のことです。たとえば出張を「命じられた」として、結果を報告（復命）するのが出張復命書で、出張の目的に対して成果はどうであったとか、計画したスケジュールとの差異や必要経費などを報告します。

復命書という言い方は、特に官公庁で使われますが、一般企業では「報告書」（出張であれば「出張報告書」、研修であれば「研修報告書」）といった言い方が多くみられます。

ビジネスで必須な「報告書」の書き方と注意点について具体的に解説

仕事における出張報告書の書き方と注意点を例文付きで解説

復命書と報告書の違い

復命書は、「命令」に対しての結果報告なので「命令書」と一対になります。出張命令書や研修参加命令書があってはじめて、復命書が出てきます。一方、「報告書」は「任務」（仕事の課題や業務）に対しての報告となるので、特に「命令書」のようなものがあって対になることはなく、上司、本人を問わず必要と判断すれば作成されるものです。

したがって、報告書の方が広く使われ「〇〇報告書」といったように、前に内容を限定する言葉が付けられる場合が多くあります。前段の「出張報告書」はじめ、「会議報告書」「検査報告書」「中間報告書」などさまざまな報告書があります。

その意味で、「復命書」は「報告書」のひとつで、限定された時に使うものであると同時に、組織内で結果のチェックを厳しくしているという見方ができます。

復命書の役割

復命書の役割は、「命令書」との整合性をチェックすることです。命令書で予定されていた内容が、復命書でその通り実行されたかを調べます。会社や組織によっては「命令書」と「復命書」を同一用紙にしていますが、それは予定と結果を見比べやすくするためです。

仮に、予定と結果が違っている部分があれば、復命書では「予定通り行かなかった理由」欄を設けています。これは、特に厳重な部下管理が必要な組織で、不正防止の役割を果たします。官公庁で使われる場合が多いというのは、不正チェックを厳しくするからです。

研修の際に復命書を書く時のポイント

配られた資料やテキストを活用する

研修の際の復命書を書く時のポイントを紹介します。ひとつは、研修時に配られた資料やテキストをうまく活用することです。研修復命書の場合、記載項目の代表的なものは、「研修概要」「研修内容」などですが、研修時に使用された資料やテキストは役に立ちます。

たとえば「研修概要」は、開催日時、スケジュール、講師、講師プロフィール、研修の趣旨などを順に書きますが、配布資料のレジュメなどに多くは記載されており、引用しながらまとめることができます。

研修内容を簡潔にまとめる

次に「研修内容」ですが、あくまで復命書なので、研修参加の命令書の「研修趣旨」や「目的」をよく見て、以下の項目を簡潔にまとめます。

1.全体カリキュラムの紹介

2.特に良かったセッションや講義内容

3.「学んだこと」と「仕事に活かせること」

がポイントとなります。

できるだけ箇条書きを心掛け、特に強調したい部分については、たとえば講師の言葉を引用したり、テキストの文章を紹介したりすると読む人の理解を深めます。最後に、詳細は「テキストの3ページ第2章参照」といったように追記しておくとよりわかりやすい復命書になります。

出張の際に復命書を書く時のポイント

出張は勤務している職場を離れ、上司とは別の場所で新たな課題をもって業務をするので、帰社後に書く復命書には特に気を付けなければならないポイントがあります。

出張先を細かく正確に書く

復命書では、出張先を細かく正確に書くというのが鉄則です。どんな経路でどこへ出張し、誰と会ったか、何をしたかについては、基本は出張命令書に書いた通りにしなければなりません。とはいえ、実際には業務の都合や旅程の加減でなにかと細かい変更も起こりがちなのが出張です。

しかしこの変更を面倒と思い、事実と異なる復命書を書いてしまうと、大きく言えば業務命令違反で、他意はなかったといっても、たとえば経費を浮かせたのではないか、時間調整をしてさぼっていたのではと、疑念を持たれても仕方がありません。

時系列に沿って書くとよい

出張の場合、時系列に沿って書くことが大変重要になります。復命書をもとに上司が追いかけるのは、内容が時系列ですき間なく進んでいるかどうかです。出発から出張先までの移動時間、参加した会議の時間、商談時間、業務終了時間など、すべて時間の経過とともに記載するようにします。

ここに中途半端な空き時間を作ってしまうと、段取りの悪さや仕事の密度を疑われてしまいます。そのために出張中は、その都度記録しておかないと忘れてしまうので注意が必要です。

数字を意識して書く

報告書一般がそうですが、特に復命書は「命令」に対する報告事項なので、前段に述べた時系列もそうですが、正確さが要求されます。正確さを表現する一番のポイントが、数字を意識して書くということです。

出張経路の乗り換え・乗り継ぎ時間は分単位で記入します。また、出張先で会った人の固有名詞と人数、使った経費などあやふやさは復命書には禁物です。特に経費は、出張復命書とセットになる「出張経費精算」で必ず確認されます。

公務員の復命書の提出は必須

復命書という言い方が官公庁でよく使われるというのは述べた通りですが、民間以上に書類の提出や書き方についてルールを守るように徹底されています。命令書と復命書は一対で処理されるため、復命書が未提出という状況はありえません。

特に公務員という立場上、ルールを守らなかった結果、法的な違反につながったとなれば管理の責任体制を問われるのは必至で、復命書の提出はより厳しく管理されると思って間違いありません。

復命書の例文

復命書のまとめ

・復命書とは、「官公庁や会社などの組織で上司の命令により行ったことの結果を報告する書類」のことで、基本は「命令」を受けての「復命」の意味があります。

・したがって、命令書と一対になり、単なる業務内容を伝える「報告書」類とは異なり、厳しく管理運営される特徴があります。

・研修では配布資料やテキスト類を活用したり、出張では出張先を細かく時系列に書くなど、ポイントを押さえた報告をします。

・特に公務員は復命書の提出は必須であることを心得ておきます。