「復命書」という言葉をはじめて聞く人はもちろん、何度か聞いたり書いたことのある人にも、あらためて復命書についてわかりやすく解説します。復命書の意味や役割、意外と知らない報告書との違いから、代表的な復命書の書き方・例文まで説明します。

復命書とはそもそも何か

復命書とは、官公庁や会社などの組織で上司の命令に対して行ったことの結果を報告する書類のことです。たとえば出張を「命じられた」として、結果を報告(復命)するのが出張復命書で、出張の目的に対して成果はどうであったとか、計画したスケジュールとの差異や必要経費などを報告します。

復命書という言い方は、特に官公庁で使われますが、一般企業では「報告書」(出張であれば「出張報告書」、研修であれば「研修報告書」)といった言い方が多くみられます。

ビジネスで必須な「報告書」の書き方と注意点について具体的に解説

仕事における出張報告書の書き方と注意点を例文付きで解説

復命書と報告書の違い

復命書は、「命令」に対しての結果報告なので「命令書」と一対になります。出張命令書や研修参加命令書があってはじめて、復命書が出てきます。一方、「報告書」は「任務」(仕事の課題や業務)に対しての報告となるので、特に「命令書」のようなものがあって対になることはなく、上司、本人を問わず必要と判断すれば作成されるものです。

したがって、報告書の方が広く使われ「〇〇報告書」といったように、前に内容を限定する言葉が付けられる場合が多くあります。前段の「出張報告書」はじめ、「会議報告書」「検査報告書」「中間報告書」などさまざまな報告書があります。

その意味で、「復命書」は「報告書」のひとつで、限定された時に使うものであると同時に、組織内で結果のチェックを厳しくしているという見方ができます。

復命書の役割

復命書の役割は、「命令書」との整合性をチェックすることです。命令書で予定されていた内容が、復命書でその通り実行されたかを調べます。会社や組織によっては「命令書」と「復命書」を同一用紙にしていますが、それは予定と結果を見比べやすくするためです。

仮に、予定と結果が違っている部分があれば、復命書では「予定通り行かなかった理由」欄を設けています。これは、特に厳重な部下管理が必要な組織で、不正防止の役割を果たします。官公庁で使われる場合が多いというのは、不正チェックを厳しくするからです。

研修の際に復命書を書く時のポイント

配られた資料やテキストを活用する

研修の際の復命書を書く時のポイントを紹介します。ひとつは、研修時に配られた資料やテキストをうまく活用することです。研修復命書の場合、記載項目の代表的なものは、「研修概要」「研修内容」などですが、研修時に使用された資料やテキストは役に立ちます。

たとえば「研修概要」は、開催日時、スケジュール、講師、講師プロフィール、研修の趣旨などを順に書きますが、配布資料のレジュメなどに多くは記載されており、引用しながらまとめることができます。

研修内容を簡潔にまとめる

次に「研修内容」ですが、あくまで復命書なので、研修参加の命令書の「研修趣旨」や「目的」をよく見て、以下の項目を簡潔にまとめます。

1.全体カリキュラムの紹介

2.特に良かったセッションや講義内容

3.「学んだこと」と「仕事に活かせること」

がポイントとなります。

できるだけ箇条書きを心掛け、特に強調したい部分については、たとえば講師の言葉を引用したり、テキストの文章を紹介したりすると読む人の理解を深めます。最後に、詳細は「テキストの3ページ第2章参照」といったように追記しておくとよりわかりやすい復命書になります。