記載｜意味・使い方・記入、記述、入力との違い・英語表現などを解説

ここでは「記載」という言葉について解説いたします。

記載はニュースの記事や論説などでよく使われる言葉です。でも似たような意味の「記入」や「記述」などの言葉と具体的にどう違うのかを問われると、意外と答えがわかりにくい言葉でもあります。

そこで、ここでは、意味がよく似た「記入」「記述」「入力」などの言葉と比較対象しながら「記載」の意味や用法について多角的に解説してゆきます。どうぞ最後までお読みください。

記載の読み方・意味・使い方

記載は「きさい」と読みます。意味は「文字の記入するために存在している書類や書物などに何かを書きしるすこと」をあらわします。

また生物学をはじめとする自然科学の分野では、「記載」は実在の生物を門・目・科・属などの階級に分類するために必要な情報を詳しく正確に記述することを意味する厳格な学術用語となっています。

学術用語としての「記載」の定義は明文化されてはいませんが、内容の正確性や厳密性を保証するために「事実のみを書き、想像や主観的な要素を含まないこと」「記載された内容は誤りが証明されない限り書き換え不可とすること」が暗黙のルールになっています。

一般社会で「記載」が用いられるのは公文書や調書、裁判の記録などですが、こちらも「記載」という言葉が用いられる条件についての明確な定義はありません。

ただし「事実のみを書き、公表後の書き換えは原則不可」という暗黙のルールは、学術的な定義と同様に暗黙の合意事項となっています。

「記載」「記入」「記述」「入力」の違い

文字や情報を書き込む意味では、「記載」以外にも「記入」「記述」「入力」などの言葉が用いられます。これらの言葉には具体的にどのような意味の違いがあるのでしょうか。

「記入」の意味と使い方

「記入」は履歴書や試験用紙など所定の用紙の欄に、指定された事項や情報を書き入れることです。 履歴書なら、住所氏名や学歴など。試験用紙なら問題の回答を記入します。指定された事項以外は書かないのが暗黙のルールです。

「記述」の意味と使い方

「記述」は「ものごとの性質や特徴を文章として客観的に書きしるすこと」を意味します。つまり「記述」の内容には客観性と正確性が求められるので、創作的な内容や概念的な説明を文章にすることを「記述」とはいいません。

「入力」の意味と使い方

入力はコンピューターやAV機器などの電子装置に電力や信号を送り込むことです。

特にコンピューターをはじめとする情報端末機器では、キーボードやタッチパネル式の液晶ディスプレイなどのデバイスを使って絵や文章を電子データに変換し、画像や音声データをコンピューターに転送することを意味します。

記載のビジネス上での使い方

一般のビジネスシーンでは、記載とは、書類や書物を通して不特定多数の第三者に正確で客観的な情報を伝えるために、ものごとや現象についてわかっている事実を詳細に記録すること、といった意味で用いられる言葉です。

また「記載」は書類に文章を書き込むことだけでなく、書かれた文章そのものを示すときにも用いられます。したがって、「先の報告書に記載された調査結果によりますと」という表現も可能です。

ビジネスシーンで書類や書物に記載される内容はとても貴重で重要です。データの根拠や情報のソースが信頼できるかどうか、著者の判断や結論に概念的な部分がないかどうかをきびしくチェックする必要があります。

次にビジネスの現場で「記載」と「記入」はどのように使い分ければよいのでしょうか。

業務上の事実や分析結果などの情報を文書に書き入れるときは「記載」とするのが妥当です。一方、申込書に住所氏名を書く場合は、「記載」ではなく「記入」とするのが正解です。

たとえばクライアントや上司に対し、書類への記名を依頼するときには、「ここにお名前をご記載ください」とは言いません。「ご記入ください」と言いましょう。

記載の類義語と例文

記載と同じ意味を持つ類義語としては、先述の「記入」「記述」「入力」のほかに「書面に記録する」という意味の「載録」。「出版物として印刷される」という意味の「発表」「公示」「掲載」。帳簿や原簿に記載する意味の「登録」「記帳」 などがあります。

「登録」「入力」「記入」を含む例文

記載の対義語と例文

「記載」と反対の意味を持つ対義語はありません。強いてあげるなら「未記載」「不記載」になります。「未記載」はまだ記載していないこと。「不記載」は記載しないことをあらわす言葉になります。

また、すでに記載したものを取り消すという意味では、「抹消」「消去」「削除」なども対義語にあげることもできます。

「不記載」「未記載」を含む例文

記載の英語表現

生物学などの学術用語としての「記載」は、「記述」や「説明」を意味する「description」の訳語になります。

また一般的な意味での「記載」については「write」 「fill in」「 fill out」「mention」「fill in」または「 fill out」「mention」「 statement」 などの言葉をあげることができます。

「write」は「書く」という意味の一般的な言葉です。

「mention」は「話や文書で言及する」という意味です。

「statement」はビジネスライクな言い方で、「述べる」「陳述書」「公式声明」「計算書」「貸借表」などの意味になります。

「fill in」と「fill out」 は見た目に反対語のようですが、意味は正反対ではありません。基本的には履歴書などの記入欄の一部を埋めるのが、「fill in」。全ての欄に記入するのがを埋めるのが「fill out」 になります。

先述の意味のちがいから言えば、「記入」が「fill in」。「記述」が「fill out」 ということになります。

もっとも欧米では「fill in」と「fill out」 をそれほど厳密に区別しているわけではありません。たとえばアメリカで「書類に記入する」といえば「Fill out this form」が決り文句になっています。イギリスでは逆に「fill in」がよく使われます。

ややこしいので、混同しないように、以下の言い方をセットで覚えておきましょう。

まとめ

「記載」は「書類や書物など文字の記入するために存在しているものに何かを書きしるすこと」をあらわします。
「記入」は履歴書や試験用紙など所定の用紙の欄に、指定された事項や情報を書き入れることです。
「記述」は「ものごとの性質や特徴を文章として客観的に書きしるすこと」を意味します。
「記載」の英語表現には「write」 「fill in」「 fill out」「mention」「fill in」または「 fill out」「mention」「 statement」 などがあります。