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急な発熱や頭痛など、どうしても出社できないときの欠勤・遅刻連絡。声が出ない、体がつらい中でも、メールひとつで印象が大きく変わります。
本記事では2025年最新のビジネスマナーを踏まえ、適切な手順・件名・本文のポイントから、実際の会話例、Q&Aまでを網羅。
欠勤・遅刻連絡の基本マナー
| 連絡手段 | 使う状況 | 連絡タイミング |
|---|---|---|
| 電話 | 声が出る・緊急度高 | 始業前すぐ（最低30分前） |
| メール | 声が出ない・証跡が必要 | 始業の1時間前までに |
| チャット（社内SNS） | 電話・メールが難しい場面 | 状況に応じて即時 |
原則は電話での第一報。発熱で声が出ない場合など、やむを得ずメールやチャットを併用してください。いずれの場合も、遅くとも始業1時間前までに連絡を終えるのがマナーです。
欠勤連絡メールの書き方
件名のポイント
- 「氏名／体調不良による欠勤のお願い」など、要件・送信者が一目で分かるフォーマット
- 「至急」「お手数ですが」など不要な修飾語は省略
- 文字数は30文字以内を心がける
| 用途 | 件名例 |
|---|---|
| 欠勤 | 田中太郎／体調不良による欠勤のお願い |
| 遅刻 | 田中太郎／体調不良による遅刻のご連絡 |
本文のポイント
- 冒頭であいさつ＋氏名明記
- 体調不良の症状・原因を簡潔に
- 業務引き継ぎ内容・対応予定
- 謝罪と感謝を忘れずに
※メールだけでは誠意が伝わりにくいため、電話＆メールの併用がおすすめです。
例文：欠勤メール
おはようございます。田中太郎です。
今朝から38.5℃の発熱と強い頭痛があり、医師から1日安静が必要と診断されました。
大変申し訳ございませんが、本日欠勤させていただきたく存じます。
A社向けの請求書送付は、明日午前中に〇〇課長へ引き継ぎます。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
遅刻連絡メールの書き方
例文：遅刻メール
おはようございます。田中太郎です。
今朝、激しい吐き気とめまいがあり、少し休んでから出社します。
誠に恐れ入りますが、本日は10時30分頃の出社を予定しております。
急なご連絡となり申し訳ございません。よろしくお願いいたします。
ビジネスシーンの会話例（体験談）
【会話例①：部長と課長の確認】
A部長：「田中君が体調不良で休むそうだ。請求書の納期はどうする？」
B課長：「私が代わりに対応します。午後までに送付完了予定です。」
【会話例②：オンライン会議での連絡】
Cマネージャー：「今朝のミーティングですが、佐藤さんが熱で欠席します。」
Dリーダー：「了解しました。録画共有しますので後でキャッチアップしてもらいます。」
【会話例③：取引先へのフォロー】
E担当：「田中様、本日の打ち合わせですが、体調不良で遅れそうです。」
F担当：「ご連絡ありがとうございます。開始時間を15分後ろ倒しにしましょうか？」
よくある質問（Q&A）
- メールだけで連絡しても問題ない？
- 基本は電話後にメールで補足。声が出ない場合はメールのみでもOKですが、証跡を残すためにメール送信は必須です。
遅刻時に謝罪文はどれくらい長く書くべき？短く端的に。「大変申し訳ありません」の一言＋理由で十分です。長文は避けましょう。
- 代理の引き継ぎ連絡はどう書く？
- 宛先にCcで代理担当を追加し、本文で「〇〇課長へ引き継ぎ済みです」と明記します。
本記事を参考に、体調不良時にも適切なビジネスマナーで信頼を守りましょう。
