【ご都合いかがでしょうか】スムーズな日程調節メールと英文をふくむ文例集

会議や会社訪問で日程調節は必然となりますが、ビジネス上、ここからプレゼンは始まっているといっても過言ではありません。

しっかりとした日程調節の文面から人柄が垣間見れ、円滑な仕事につながるかもしれません。国際社会となってきた今、海外へのメールも少なくありませんので同時に英語での表現も覚えていきましょう。

>>「いかがでしょうか」ビジネスメールで使えるその他の表現について

日程調節を円滑にするために心がけるべき5つのこと

複数候補をだす

基本的にお願いするので主導権を相手側に渡します。

また、お互い忙しいので余計なメールを避けることにもなります。候補以外で先方の都合がいい日があるかもしれませんので一言添えるといいでしょう。

場所、日時を明確にする

明確することによって、再確認や勘違いなどを省きます。お互い忙しいからこそ、無駄な確認は避けるようにすることが大切です。

箇条書きで短く見やすくする

忙しい人は毎日何通もメールを見ます。なるべく短く分かりやすくが基本です。

返信はやわらかくお願いする

基本的には依頼をするので、お忙しい中大変申し訳ございませんがや大変お手数ですがなど、一言付け加えるといいです。
相手の立場に立ち、よく読みなおし、失礼のないように書きましょう。

返信期限を明記

返信期間を提示しなかったり、返信期間が長いと「あとで」と忘れてしまいがちです。

相手の立場に立ち、状況をよみ、なるべく３日以内に設定しましょう。

日程調節の文例

社外アポを取り付けると仮定し、例文をとりあげました。英文と比べながら紹介します。

＜日本語サンプル＞

＜英文サンプル＞

英文は、すっきりと短く単刀直入に、が基本です。

調整のお礼メール

先方から返信が来て、調整がついたら感謝の気持ちをこめて返信をしっかりしましょう。

＜日本語サンプル＞

＜英文サンプル＞

「ご都合いかがでしょうか」のまとめ

ビジネスメールはよく使われるフレーズやパターンが決まっていることが多く、まずはご紹介したフレーズどおりに書いても違和感ありません。慣れてきたら、季語を含めて挨拶をいれるとコミニケーションがうまくとれるようになります。

最後に、メールのやり取りは電話と違い感情が見えにくいので、相手の立場にたち思いやりをもって書くことが大事です。
特に、日程調節やアポ依頼は人柄が見えるよう、やわらかい文体で、お願いする立場ということを忘れずに書いてみると気持ちが伝わります。

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