急な体調不良で欠勤・遅刻するとき、どうしても休まなければならない場面があります。そのメールでの連絡を、体調が悪く頭がまわらないといって、雑に送ってはいけません。

この記事では、体調不良で欠勤・遅刻するときのメールの送り方とマナー、その例文を紹介していきます。

メールでの連絡はマナー違反なのか

風邪で会社を休む場合には、社内の誰かやクライアントに迷惑をかけてしまう場合があるので、1秒でも早く連絡をするよう心がけましょう。

そのため、基本的には会社を休む場合にはメールでの連絡ではなく、直属の上司に電話での連絡をするのが一般的です。

しかし、風邪で声が出ない場合は、メールでの連絡でも仕方がありません。その旨をきちんとメールで伝えるようにしましょう。

いずれにせよ、メールを読むタイミングは相手次第でもあるので、電話でした後メールでも行うのが最も適切です。また、始業ギリギリにメールをするのは遅すぎるため、遅くても始業の1時間前には連絡するのがマナーです。

体調不良で欠席の連絡をするときに気をつけたいこと

体調不良で会社を休むことは決していけないことではありません。しかし、欠勤の連絡をする際には、その日に行わなくてはいけなかった仕事の引き継ぎを行うようにしましょう。

仕事がその日に回らないことによる影響を受ける人がいるはずなので、周囲への負担を最低限に抑えるためにも、会社を休む連絡を電話でした後には、きちんとメールでの関係者に引き継ぎの連絡をすることも忘れないようにしましょう。

ここで気をつけなければいけないことは、それぞれ個人の業務を持っており、相手に自分のフォローをお願いしているということです。

そのため相手が不快に思うような押し付けがましい内容にはならないように注意しなければなりません。
「急なお願いで大変申し訳ありませんが~」など、相手を気遣う一文を添えるとよいです。

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体調不良を伝えるメールの書き方

件名のつけ方

ここからは体調不良で欠勤する際のメールの書き方を具体的に解説します。

はじめに件名を付ける際のポイントです。
「自分の名前/体調不良のため欠勤致します」であれば、中身を開かなくても、欠勤・遅刻することが簡潔に伝わります。

悪い例は、名前だけの「〇〇(自分の名前)です。」や、誰が送ったのかわからない「本日欠勤致します。」などの、一目で伝わらないものです。

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本文の書き方や欠勤理由について

次に本文を書くポイントとどのように理由を述べればよいかということについてです。

まず欠勤をする際には以下のポイントを押さえて内容を考えるようにします。

素直に体調不良の意を伝え申し訳ないことを伝える。
欠勤することを明確に伝える
なぜ欠勤するのかの具体的な理由
朝一番で行わなくてはいけない予定やその日のうちに絶対やらねばならない仕事があれば伝える

メールでの連絡をする際には、相手に謝罪の気持ちが伝わりにくいというデメリットもありますので、注意が必要です。

体調不良での欠勤メールの例文

おはようございます、〇〇です。
今朝起きてから体が熱っぽく、体温を測ると38.5度近くあったため、大変申し訳ありませんが、本日欠勤させてください。
本日予定していた〇〇株式会社へ送付予定であった請求書を後ほど送付致します。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。

体調不良で遅刻するときのメール

本文の書き方や遅刻理由について

遅刻をする際の理由というのはいくつかあります。

例えば、体調不良で少し休んでから出勤する場合もあれば、電車の遅延により止むを得ず遅刻してしまう場合もあります。
また、寝坊してしまったケースもあり得ます。

どのパターンにおいても、遅刻する際には以下のポイントを押さえて内容を考えるようにしましょう。

現在地を報告し、おおよその到着時刻を伝える
遅刻の理由を正直に伝え、言い訳をせず素直に謝る
朝一番で行わなくてはいけない予定の伝達

誰でも意図せず遅刻してしまうということはあります。万が一遅刻せざるを得ない状況になってしまっても、焦らずに遅刻の連絡を行いましょう。

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体調不良での遅刻メールの例文

おはようございます、〇〇です。
今朝起きてから激しい頭痛と立ちくらみがあります。発熱はなく、少し休めば出社できると思いますので、大変申し訳ありませんが遅刻させてください。
10時30分頃には出社できると思います。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

取引先へ送るメール例文

件名:〇〇株式会社 〇〇/電車遅延のため打ち合わせに遅れます
おはようございます。〇〇株式会社の〇〇です。
現在〇〇駅より貴社に向かっている途中ですが、先ほど発生した信号機トラブルにより、発車が予定時刻より15分以上遅れております。
9時より予定しておりました貴社でのお打ち合わせに遅れそうです。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
およそ9時30分には到着できると思いますので、よろしくお願いいたします。

メールを受け取った場合の返信

自分がメールを受け取った際に、どのように対応をすべきかを紹介します。

返信のマナーとして、相手が遅刻する場合にはそれに対して「連絡を確認した」という意味を込めてきちんと返信をしましょう。
もし打ち合わせ等であれば、先方を待つのか、それとも他の関係者の都合もあるので、先に予定通り始めてしまうのかなどの対応策を含めて、返信をするようにしましょう。

〇〇様
おはようございます。〇〇株式会社の〇〇です。
この度はご連絡をいただきありがとうございます。
遅刻の件、承知いたしました。
会議につきましては、他社の方のご都合もありますので、定刻通り開始させていただきますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
お気をつけてお越しくださいませ。」

体調不良で欠勤・遅刻するときのメールまとめ

自己管理が必要とよくいわれていますが、100%遅刻や欠勤を防ぐことはできません。できるだけ無いように努めることが大前提ですが、もし遅刻、欠勤せざるを得ない状況であれば、関係者にかける迷惑を最小限に抑えるためにも、慌てず、自分の状況を伝え、まずは相手に心配をかけないよう、きちんとした連絡をしましょう。