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敬語の一つである「申し伝える」は、ビジネスシーンでのコミュニケーションにおいて重要な役割を果たします。
この記事では、「申し伝える」の意味、正しい使い方、そして類伝える」とは異なるニュアンスを持つ類語についても触れていきます。
「申し伝える」の意味と使い方
「申し伝える」という表現は、ビジネスシーンにおいて非常に重要な役割を果たします。
「申し伝える」とは、文字通りには「申し上げて伝える」という意味です。
この表現は、特に上司や顧客、取引先など、立場が上の人や尊敬すべき相手に対して何かを伝える際に適しています。
ビジネスシーンで「申し伝える」を使用する典型的な例をいくつか挙げてみましょう。
顧客への連絡
ビジネスシーンにおける顧客とのコミュニケーションは、企業のイメージや信頼関係の構築に直結します。
特に、顧客への連絡を行う際は、敬語表現の一つである「申し伝える」を適切に使用することが、プロフェッショナリズムを示す上で非常に重要です。
「申し伝える」という表現は、相手に対する敬意を表すと同時に、伝える情報の重要性を際立たせる効果があります。
例文1: 納期の変更を通知する場合
営業担当者が顧客に納期の変更を伝える場合、「申し伝える」は柔らかく、かつ正式な印象を与えることができます。
「大変申し訳ございませんが、製品の納期に変更が生じましたので、ご連絡申し伝えます。」
例文2: 新しいサービスの案内
新しいサービスや製品を紹介する際にも、「申し伝える」を用いることで、情報の提供が一方的な通知ではなく、顧客への配慮を示すことができます。
「この度、新しいサービスを開始いたしましたので、その詳細をご説明申し伝えます。」
例文3: 次回の打ち合わせ日程の確認
ビジネスでは、次回の打ち合わせやミーティングの日程を調整することが頻繁にあります。このような場合、「申し伝える」を使うことで、相手の時間を尊重する姿勢を示すことができます。
「次回の打ち合わせの日程につきまして、ご都合をお伺い申し伝えます。」
社内での報告
「申し伝える」という表現は、ただ情報を伝えるだけでなく、そのプロセスにおける謙虚さや相手への敬意を示すニュアンスを含んでいます。
この表現を使うことで、報告の内容がどれほどシンプルであっても、それを受ける上司や同僚に対して、敬意を表する姿勢を明確に示すことができます。
特に、重要な情報や緊急の連絡事項を伝える際には、このような敬語を適切に使用することが、相手に対する信頼関係を築く上で非常に重要になります。
実際の使用例
以下に、「申し伝える」を社内報告で使用する際の具体的な例文を示します。
- 情報の共有を目的とした場合
「プロジェクトの最新の進捗について、皆様に申し伝えます。今週中には詳細なレポートを提出いたします。」 - 意見や提案を伝える場合
「昨日の会議で議論された案件について、私から一つ提案を申し伝えたいと思います。」 - 緊急の連絡をする場合
「本日の午後に予定されていたミーティングですが、諸事情により延期を申し伝えます。新たな日程については、追って通知いたします。」
伝言を頼まれた際
ビジネスシーンにおいて、伝言を依頼されることは日常的に発生します。
このような時、正確かつ敬意を表して伝言を伝えるために「申し伝える」という表現を使用することが重要です。
この表現は、伝える情報の重要性を相手に伝え、同時に敬意を示す効果があります。以下では、「伝言を頼まれた際」のシチュエーションにおける「申し伝える」の適切な使い方を例文と共に紹介します。
- 「田中様から、明日の会議に関する資料をお送りするようにとの伝言を申し伝えます。」
- 「ご不在時に、佐藤様からお電話がありました。15時に再度お電話するとのことを申し伝えます。」
- 「山本様から、プロジェクトの進行状況について報告するようにとの伝言を申し伝えます。」
「申し伝える」の注意点
この敬語を使う上で避けるべき誤用がいくつかあります。ここでは、「申し伝える」の使い方における一般的な誤りと、それを正す方法について解説します。
誤った敬語の使用
敬語を正しく使うことは、相手への尊重を示し、プロフェッショナルな関係を築く上で非常に重要です。しかし、間違った敬語を使うことで、意に反して失礼にあたる可能性があります。
過剰敬語の誤用
「申し伝えさせていただきます」という表現は、敬語としてよく耳にしますが、この表現は過剰敬語にあたります。
正しくは、「申し伝えます」と簡潔に表現することが適切です。
過剰敬語は、かえって相手に不自然な印象を与え、メッセージの伝達を妨げることがあります。
- 「次のプロジェクトについて、詳細を申し伝えます。」
- 「担当者からの報告内容を申し伝えます。」
- 「お客様からのご要望を申し伝えます。」
誤った敬語の選択
「申し上げます」と「申し伝えます」の違いに注意する必要があります。
「申し上げます」は意見や感想を述べる際に使用し、「申し伝えます」は情報を伝達する際に使用します。
適切な敬語を選択することで、コミュニケーションの精度を高めることができます。
- 「ご提案の内容について、改めて申し上げます。」
- 「会議の結論を申し伝えます。」
- 「先方からの回答を申し伝えます。」
「伝えてください」を「申し伝えてください」とする誤用
他人に何かを伝えるよう依頼する際、「伝えてください」と簡潔に言うのが正しい使い方です。
「申し伝えてください」と言うと、間接的な敬語の使用が不自然になり、言葉の選択に誤りがあると捉えられかねません。
- 「部長に明日の会議の時間変更を伝えてください。」
- 「チームメンバーにプロジェクトの期限延長を伝えてください。」
- 「お客様に製品の出荷遅延を伝えてください。」
「申し伝える」の類語とその使い分け
ビジネスシーンにおいて、「申し伝える」の類語としてよく使用される「報告する」と「連絡する」。
これらの言葉は日常的に使われることが多いですが、その用途やニュアンスには微妙な違いがあります。
正確な使い分けを理解し、適切に使用することで、より効果的なコミュニケーションを図ることができます。
「報告する」と「連絡する」の違い
まず、「報告する」とは、ある事実や状況、成果などを上司や関係者に伝える行為を指します。
報告は、主に責任や義務の履行、または進捗状況の共有を目的として行われ、受け手はその情報を基に判断や指示を下すことが期待されます。
報告には、情報の正確性や完全性が求められ、しばしばフォーマルな場や文書で行われることが特徴です。
一方で、「連絡する」とは、必要な情報やメッセージを相手に伝達することを広く指します。
連絡は、報告ほどフォーマルなものではなく、日程の調整、会議のお知らせ、簡単な情報共有など、比較的軽い内容に使われることが多いです。連絡の目的は、相手に特定の情報を伝えることにあり、受け手がその情報をもとに即座に行動を起こす必要は必ずしもありません。
例文を通して、これらの違いを具体的に見てみましょう。
- 「重要な変更点を報告させていただきます。」
この文は、何らかのプロジェクトや業務における重要な変更点を、上司やプロジェクト関係者に正式に知らせる場面で使用されます。この場合、報告は詳細な内容が含まれ、受け手はそれに基づいて何らかの対応をすることが予想されます。 - 「会議の結果を連絡させていただきます。」
こちらは、会議の結果や概要を関係者に伝える際に用います。フォーマルな報告書を提出するほどの詳細は必要なく、要点を伝えることが主な目的です。 - 「担当者が変更になりましたので、その旨を連絡します。」
この例では、担当者の変更という事実を関係者に伝えることが目的です。情報の共有が主な目的であり、受け手に特定のアクションを求めるものではありません。
