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会社に採用されるためにはたいてい面接が行われます。しかし、後になって不安を感じ「やっぱり受けるのを辞退しようか」と思ってしまう場面も出てくるかと思います。ここで重要になってくるのは、面接を辞退するにしても最低限のマナーは必要になるということです。
この記事では、当日に面接を辞退する際の注意点や連絡方法・例文などについて説明していきます。面接をキャンセルすること自体あまり良いものではありませんが、悪い印象をできるだけ小さくする意味でも参考になります。
面接を当日辞退することはどういうことか
初めから面接を辞退するために会社に応募したわけではないのですが、やむを得ない理由によって面接を辞退させてもらいたいとする場面もあります。
こういった約束事は辞退することが決まった時点で速やかに相手方へ連絡することが望まれます。
そもそも面接を辞退することは多少なりとも相手方に失礼な行為ではあります。それが前日であるか、当日であるかはあまり大きな問題ではありません。それよりも無断で欠席するほうがはるかに相手の心象を害することになります。
面接を出来る限り辞退しないようにするためにも、不安がある方は面接に関する相談を事前に転職エージェントにしてみましょう。
相談をする際にはマイナビAGENT・リクルートエージェントがおすすめです。
フリーターで就職、転職活動中の方はハタラクティブを利用してみましょう。
IT業界への就職、転職を目指している方にはワークポートをおすすめします。IT業界に特化した面接対策やアドバイスをしてくれるでしょう。
当日、面接辞退をする際の注意点
面接を辞退する際、基本的に考えておきたいのは相手に失礼にならないような対応を心がけることです。「連絡するのは面倒くさい」「どうせもう会わないから適当でいいか」などと思ってしまうのは危険です。
面接担当者とこの先どこでどうつながっているかは分からないものですし、次の就職先で悪い噂が広まってしまったなどという可能性もゼロではありません。
必ず連絡を入れ無断欠席をしない
繰り返しになりますが、やはり無断欠席することなく例え当日に面接を辞退することが決まったとしても事前に連絡を入れるべきです。
面接が決まった時点でこちらも志望動機を作成するなど準備が必要になりますが、相手方にも日程調整や人員、会場の確保など手間がかかっています。
また連絡がないと面接担当者も「もしかして途中で事故にあってしまったのではないか？」と思ってしまうかもしれません。相手に余計な心配をかけない意味でも無断で欠席することだけは避けましょう。
辞退をするからといって失礼な態度をとらない
前段でも触れたように「どうせ二度と会わないから」として丁寧さに欠ける行動をしてしまうのは危険です。面接時間を過ぎてから事後報告で済ますことや、一方的に「面接を辞退します」という事実だけを述べたりしては相手もあきれてしまうことでしょう。
まずは、面接の場を提供してもらったことへの感謝の気持ちを持ちながら誠意ある行動を心がけましょう。
当日、面接辞退をする際のポイント
採用担当窓口に電話で連絡
まずは、採用担当者が分かれば直接、そうでなければ採用を担当している部署に電話をかけるようにします。その際は初めにこちらの氏名や身分を伝えてから要件を伝えるようにしましょう。
採用に関する連絡手段はメールを指定している場合もあるかもしれませんが、メールには相手がすぐさま送られてきた内容を確認するとは限らないというデメリットがあります。
担当者が不在の場合は伝言を必ず頼む
電話したにも関わらず採用担当者が不在であるケースも考えられます。この場合、あまり担当者へ直接伝えることにこだわらず他の人へ伝言を頼みます。
伝言の内容ですが、あまりにも言い訳を並べてしまうと伝える文章が長くなってしまいますので、辞退するという事実や要点をまとめ伝えるようにします。
また、他の人に伝言を頼んだ場合は、担当者にその旨をメールする行為自体は確認や報告の意味もありますので失礼にはあたらないでしょう。
辞退の理由は具体的に言わなくてもよい
辞退の理由についてですが、特にこちらから触れる必要はありません。もし聞かれたとしたら「他から内定をもらった」「再考したら自分の希望と違った」などの旨を正直に伝えても問題ないでしょう。
下手に理由をつけて言い訳がましくなってしまうと担当者もあまりいい思いをしない場合があります。会社にとっても面接辞退の理由は次回募集するときの参考にもなりますので、聞かれた場合は自分の答えられる範囲内で回答します。
当日面接辞退をする際の例文
まずは自分の身分を明かし、用件を伝えてから担当者へ取り次いでもらうようにします。
取り次いでもらったら再度名乗ります。担当者は他にも面接を抱えているかもしれませんので、どの面接の○○か分かるように面接の日時を伝えます。その後相手の都合を確認する言葉があると丁寧さが伝わります。
理由については形式的な言葉で良いでしょう。その後、これまで準備してもらったことに対する感謝の気持ちを伝えながらお詫びの言葉を述べます。
まとめ
辞退の連絡をするにしても、やはりこちらからの一方的な連絡とならないよう誠意を持った対応が望まれます。とはいえ、辞退するのを申し訳なく感じ連絡することをためらったりする人もいることでしょう。
しかし、社会に出ればこういった連絡がうやむやになってしまうとトラブルの元にもなりかねません。勉強を兼ねるとまでは言いませんが、面接辞退の連絡は上記のようなポイントを踏まえ正しく行うようにしましょう。
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