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この記事では内定辞退の電話について解説いたします。
就職活動や転職活動を行なっていると、複数社から内定が出るということがあるかもしれません。
その場合でも入社できるのは一社のみの為、その他の会社には内定辞退の連絡をする必要があります。
しかしどのような手段で連絡したり、どんな内容を伝えたら良いのか分からないという人もいるかもしれません。
そこで今回は内定辞退する際のマナーや話し方の例について取り上げました。
いざ内定辞退する時に困らないよう、一つずつ確認していきましょう。
内定承諾後でも、電話で内定辞退できるのか？
例えばある会社の内定を承諾した後に、不採用になったと思った第一希望の会社から内定連絡がくるということがあるかもしれません。
もし上記のケースで第一希望の会社に入りたいなら、内定承諾した会社に辞退の連絡をすることになります。
結論から言うと、このような場合でも電話で内定辞退は可能です。
例えば内定承諾書をすでに出していたとしても、内定承諾書に法的効力がないので内定辞退に問題はありません。
内定辞退となると会社も他の人を探す等の対応をする必要があるので、なるべく早く連絡した方が良いです。
そういった事情からも、連絡手段は郵送やメールよりも電話の方が望ましいでしょう。
内定辞退を電話で行うときの正しいマナー
内定辞退を電話で行う際には、心がけておきたい正しいマナーがあります。
このマナーを守ることによって円満に話を進めることができる可能性も高まる為、知っておくと役にたつかもしれません。
電話をかける時間帯
まずは電話をかける時間帯です。
忙しい時間帯に電話するよりも比較的落ち着いている時間帯を選んだ方が、話をゆっくり聞いてもらえる可能性が高いでしょう。
一般的に避けた方が良い時間帯としては、始業間際やお昼前後、終業間近等が挙げられます。
これは内定辞退の連絡に限らず、ビジネスマンとして押さえておきたいところです。
電話に出た人ではなく、人事部や採用担当者に伝える
もし電話に出た人が人事部や採用担当者ではなかった場合、人事部や採用担当者に繋いでもらう等してもらいます。
なぜなら採用に直接関与していない人に伝えても、その人ではどうこうすることができないからです。
ある程度の規模の会社では多部署の業務にタッチしていないことが多く、内定の意思が伝わるまでに時間がかかったり、あるいはうまく伝わらなかったということが起こるかもしれません。
そのようなことがないように、人事部や採用担当者に伝えましょう。
担当者が不在のときはメールで伝える
もし電話した際に担当者が不在だった場合、担当者のメールアドレスを知っていればメールで伝えるという手段があります。
メールアドレスを知らない場合は日をあらためて電話することを伝えてもらうと良いでしょう。
折り返しをしてもらうという手もありますが、基本的には自分からかけ直す方が無難です。
ただしそれ程遅くならない内に戻ってくるようであれば、メールアドレスを知っていてもあらためて電話するという選択肢もあります。
いずれにせよなるべく早く担当者に内定辞退の意向が伝わるように配慮した方が良いでしょう。
電話で内定辞退するときの話し方の例文
いざ内定辞退の電話をするとなった場合、どのように話したら良いかを考えるとなかなか言葉が見つからないという人もいるかもしれません。
そんな時に困らないよう、以下に3つのパターンと話し方の例文を用意しました。
いずれのパターンになっても落ち着いて話せるよう、それぞれ確認しておきましょう。
例文①：電話受付から採用担当者に代わってもらうとき
電話に出た人が採用担当者ではなかったパターンです。
この場合は、例えば以下のような内容を話すことが考えられます。
「お世話になっております。私、先日内定承諾書を提出しました○○と申します。
恐れ入りますが、採用担当者の○○様(名前が分からない場合は「採用担当者様」)はいらっしゃいますでしょうか。」
大学生であれば「○○大学の○○と申します」のように名乗っても問題ないです。
また電話に出たのが採用担当者かどうか分からない場合も一旦上記のように伝え、先方の反応を確認します。
もし採用担当者だったなら「私が採用担当者です」等と返答があるでしょうし、「確認しますので少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか」という提案等があるというわけです。
例文②：採用担当者に内定辞退の旨を伝えるとき
採用担当者に繋がったら、例えば以下のように内定辞退の旨を伝えます。
「大変申し訳ございませんが、内定を辞退したくご連絡いたしました。」
言いにくいからといってあまり長々と話したり、遠回しな表現を多用したりすると採用担当者に用件が伝わらなくなってしまう恐れがあります。
その後については変に言い訳せずに、聞かれたことに対してその通りに答えれば特に問題ないです。
例文③：採用担当者が不在だったとき
採用担当者が不在だったら、「何時頃にお戻りかご存知でしょうか。」のようにかけ直しした際に繋がる時間を確認します。
もし上記で確認できれば「それでは○時にかけ直します。お忙しいところ失礼しました。」のように、かけ直す意思を伝えると良いでしょう。
確認できなければ「それではメールにて別途ご連絡します。お忙しいところ失礼しました。」のように伝えます。
内定辞退の理由を聞かれたときの対処法
今後の採用活動の参考にしたい等の理由で、内定辞退の理由を聞かれる場合があります。
決して稀なことではないので、以下のような対応をあらかじめしておいた方が良いかもしれません。
内定辞退の理由は電話をする前に考えておく
いざ内定辞退の理由を聞かれた際に焦ることがないように、理由は電話をする前に考えておいた方が良いです。
またメールと違って電話はすぐに受け答えをする必要があるので、内定辞退の連絡に限らず電話する際はある程度やり取りする内容を想定しておいた方が良いかもしれません。
理由を聞かれたときの無難な回答例
理由を聞かれた場合の無難な回答例としては、以下のようなものが挙げられます。
「別の企業様からも内定のご連絡をいただき、熟考の末その企業様で働きたいという結論に至りました。」
その際「熟考の末」や「検討の結果」等、迷った上での結論だというニュアンスを含んだ方が波風が立ちにくいかもしれません。
なぜその企業を選んだのか聞かれることを想定し、「いち早くキャリアアップしたいという私の考えにより合致していると判断したからです。」のように答えを用意しておくと焦らずに済むでしょう。
その他には「地元企業から内定が出たから」や「より適正に合う企業とご縁があった為」等、辞退する会社の不満点を理由にしないのがポイントです。
まとめ この記事のおさらい
- 内定承諾後でも、法的効力がない為内定を辞退することができる。
- なるべく早く内定辞退の意思を伝える為にも、メールや郵送よりも電話で連絡する方が良い。
- 電話をする際は、忙しい時間帯を避けたり採用担当者に直接伝える等気をつけるのが正しいマナーとされている。
- 内定辞退の理由を聞かれることがあるので、電話をする前に理由を考えておいた方が焦らずに済む。
- 内定辞退の理由を聞かれた際の無難な回答としては、「他の企業から内定が出たから」や「より適正に合う企業とご縁があった為」等が挙げられる。
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