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この記事では「引継書」について解説いたします。
新年度の配属先変更や転職、新しい部署への急な異動などは会社で働くビジネスマンにはよくあるイベントでしょう。
そんな時、新しい環境で働く為の準備として、異動先や転職先の業務について学ぶことも重要な仕事のひとつですが、同時に、自分が席を離れた後、自分の後を継ぐ担当者や残された職場の仲間たちに「引継ぎ」を行うことも決して忘れてはいけない業務のひとつです。
口頭説明では伝えきれない細かな業務内容を文書で書き残すために「引継書」の作成が必要となった際、自分以外の人が読んでも内容が正確に伝わる「引継書」を書くためにはどうすればよいのか、そんな悩みを解消する為に、この記事では「引継書」の作成方法や、「引継書」のメリット・デメリット、作成する上でのポイントなどについて解説していきます。
引継書とはそもそもなにか
「引継書（ひきつぎしょ）」とは、退職や異動などで自分の業務を誰かに引き継ぐ際に自分の跡継ぎや残された仲間たちが自分のいた時と同じように業務をこなせるように業務内容や業務上の注意点などを記載した文書のことです。
一人ひとりが抱えている仕事の量は膨大なので、当然、口頭説明だけではその内容を完璧に伝えることは出来ません。そんな中、文書でたくさんの情報を正確に伝えることの出来る「引継書」は、自分の席を明け渡す際に必ず作成を求められる書類のひとつです。
また、引継内容を文書に残しておくことで、一回限りではなく、何度でも引継内容を確認できるので「引継書」を渡された側はとても重宝することとなります。
引継書を作成するメリット・デメリット
引継書を作成することで、伝え漏れや引継ぎ内容を忘れるなどのトラブルを少なくすることが出来る反面、文書作成に時間をとられすぎてしまうという事態が発生することもあります。そんな引継書を作成する上でのメリットとデメリットについても確認していきましょう。
引継書を作成するメリット
- 文書にすることで「引継漏れ」や「覚え違い」が起こりにくくなる。
- 文書に残るため、引き継ぎ内容を忘れても見返すことが出来る。
- 業務上必要なデータの名前や書類の保存場所など細かい情報も正確に引き継げる。
- マニュアルにはない自分で編み出したテクニックや覚えておくとよいルールなども整理して伝えることが出来る。
口頭での引継では、どうしても「聞き間違えられて誤った内容で伝わってしまった」ということが起こりうるものですが、文書で残してあればそのようなことはありません。また、文書で残っていれば「その内容は確かに引き継いだはずだ」「いいや、引き継がれていない」というような不毛な水掛け論も起こることはないのでトラブルを最小限に抑えられます。
さらに、引継書を作成するためには「業務の棚卸し作業」が必須となります。棚卸しの結果、業務の無駄や効率化できるポイントを見つけ出すことができて、結果的に今までよりも業務をスムーズに進めることが出来るようになる可能性もあります。
転職を成功させるために準備するべきこと キャリアの棚卸しのやり方
引継書を作成するデメリット
- 引継書の作成に時間をとられすぎて引き継ぎ前にするべき業務が疎かになる恐れがある。
- 文書の量が膨大になりすぎて後継者が引継書を読破するのが困難になる恐れがある。
- 文書の内容が分かりづらく正確に引き継ぎ内容が伝わらない恐れがある。
これらのデメリットは引継書を作成する上でよく発生することではありますが、必ず起こりうるというものではありません。ただし、このようなデメリットがあることを念頭に置かずに引継書を作成し、便利なはずの引継書が「トラブルの原因」になってしまっては元も子もありません。
引継書のデメリットを最小限に抑える為にも、次から説明する「引継書の作成方法」については知っておいても損はないでしょう。
引継書の作成方法
引継書は以下の流れで作成していきます。
スケジュールを立てる
まず、異動や退職が決まり業務の引継が必要だと分かった日からいざ引継を行う日まで、どのような作業が必要となるのかを確認し、計画を立てましょう。作業をスムーズに進める為でもあり、引継ぎをされる側（後継者）と無駄のない連携を図るためにも綿密なスケジュール管理は重要となるでしょう。
引き継ぐ内容を洗い出す
自分が今までどのような作業を行っていたのか、棚卸し作業をしながら確認していきます。
業務を整理する上で以下の内容に気を配りながら作業をするとよいでしょう。
- 業務の種類と流れ
- 関係者や取引先等の必要な連絡先
- 発生しやすい事故やその対処法
- 必要書類やデータなどの種類と保存場所
後で見返せるように分かりやすく項目を分けながら箇条書きで書き出していくとよいでしょう。
また、取捨選択は後ほどすればよいので、まずは必要なのかどうかを判断する前に、業務内容のすべてを洗い出しておきます。この作業の中で業務上の無駄や改善点に気付くことが出来ればベストです。
引き継ぐ内容を決める
洗い出し作業が終わったら、どの内容を引き継ぐべきなのかを考えます。引継内容が膨大になり過ぎたり、逆にお粗末になったりしないように注意しましょう。今まで業務を行ってきた経験を活かし、次の者のことを考えながら慎重に決めていきます。
引継書を作成する
引き継ぐ内容が決まったら引継書を作成していきます。業務の種類ごとに章分けをするなど、どのように書いたら内容が伝わりやすいか考えながら文書を作成していきましょう。
引継書は自分が去った後も長く残っていくものなので、自分や特定の個人だけでなく誰が見ても同じように理解できる引継書を作成するよう心がけるようにしましょう。
引継書の見直し・修正を行う
引継書が完成したら必ず見返す必要があります。自分の目だけを過信せず、先輩や上司にも内容を確認してもらいながら細かな修正を加えることで、より質の良い引継書を完成させることができます。
引継書を作成する時のポイント
引継書を作成する際に気をつけたいポイントを以下に記載いたします。
- できるだけ業務の重要度や流れに沿った順番で引継内容を記載する。
- 発生しやすいトラブルや注意事項は明確に記載する。
- 業務にかかわる関係者は社内外問わず漏れなく記載する。
- いざという時の為の連絡先や対処法を記載する。
自分がいなくなった後も後継者や会社の仲間たちの助けとなるような頼れる引継書を作成できるように気を配りましょう。
引継書のまとめ
引継書とは自分が去った後も仕事が滞りなく行われるように必要となるであろう業務内容や情報、トラブル対処のノウハウなどを記載する文書のことです。
口頭ではなく文書で引き継ぎ内容を残すことで漏れなく、正確に相手に伝えることができるというメリットがある一方で、作成方法を誤れば逆に業務を妨げる結果となったり、不要なトラブルの原因となってしまうなどの予期せぬ事態が発生する恐れもあるので注意が必要です。
いざ引継書を作成するとなった時にどこから手をつけて良いか分からないという場合には、以下の流れに沿って作業を行うとスムーズに、またトラブルなく引継書を作成することが出来るでしょう。
- スケジュールを立てる
- 引き継ぐ内容を洗い出す
- 引き継ぐ内容を決める
- 引継書を作成する
- 引継書の見直し・修正を行う
また、トラブルの対処法や業務の関係者、連絡先などの引き継ぎ漏れは重大な事故に繋がる恐れがあります。記載内容に漏れがないか、また不要な情報を盛り込みすぎていないかなど、慎重に推敲を繰り返しながら、「誰が見ても自分の後を継いで業務をこなすことが出来る引継書」の完成を目指しましょう。
