会社を退職するに当たって、さまざまなことがあった方もいるでしょう。しかし、どんな退職理由であっても業務の引き継ぎをきちんと行ってから去るのがビジネスパーソンです。ことわざにも「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があります。今回は、業務の引き継ぎ方法について解説していきます。

引き継ぎをスムーズに行うためのポイント

引き継ぎをスムーズに行うためのポイントとしては、以下の3つになります。

引き継ぎ事項やスケジュールを整理する

退職するまでに、ご自身の担当していた業務について後任の担当者が決まっていればその人に、決まっていなければ、上司から指定された人に引き継ぎを行い、完了することになります。そのため、退職までに余裕をもったスケジュール管理が必要になります。

まず、上司と相談して、担当して行ってきた業務について、どの業務を誰に引き継ぐ必要があるのか、引き継ぎ事項を決定していきます。また、その際に大まかなスケジュールも決めていきます。

退職まで時間に余裕ががあるというときでも、消化していない有給休暇がある場合など意外に時間がないこともあります。きちんと整理をしていきましょう。

会社によっては、決まったフォーマットに引き継ぎ事項やスケジュールを記載して上司のチェックを受けることもあります。

自分の経験などを資料として残しておく

引き継ぎ書類を作成するときに自分の経験なども記載しておくことをおすすめします。

記載しておくことで引き継ぐ人が業務を遂行しやすくなるばかりでなく、取引先などがある業務の場合に、迷惑が掛からないよう防止することが出来るからです。

引き継ぎ相手との人間関係は良好に

引き継ぎをする相手との人間関係は良好にしておきましょう。引き継ぎ後に連絡がくる場合もありますし、その後の経過が気になる場合に聞くこともできなくなってしまうからです。

円滑に引き継ぎができると退職するときに心残りがなく気持ちがいいものです。退職に当たってさまざまな事情があったとしても、もうすぐ去ってしまう職場ですし、近年のSNSの隆盛により今後繋がりが継続する場合もあります。

ある程度割り切って引き継ぎを行う方が後々メリットとなることでしょう。

引き継ぎメールの書き方

会社内での引き継ぎが完了したら、取引先など相手方がある場合、引き継ぎをする旨を知らせる必要があります。

これを行わずに退職してしまうと、取引先の相手方が誰に連絡したらいいのか分からなくなってしまいますし、メールを出したきり連絡がないということが起こってしまうと、不信感を与えかねません。

また、メールを送っただけでなく、実際に新担当者と一緒に訪問する場合にも予めメールを送信しておくといいでしょう。引き継ぎメールの文例は以下の通りとなります。

<メールの文例>

・件名
担当者変更のご挨拶

・本文
○○会社○○様

平素は大変にお世話になり、厚く御礼申し上げます。
○○会社○○部○○でございます。
さて、私事で恐縮ではございますが、○月○日にて退職することとなりました。長年のご厚情、誠にありがとうございました。
新担当者として○○が担当させていただきます。今後ともよろしくご指導ご鞭撻の程、お願い申し上げます。

なお、近日ご挨拶にうかがう所存でございます。まずは書面にてご挨拶とご連絡をさせていただきました。

まずは取り急ぎお知らせまで。

■新担当者 ○○部○○
■旧担当者 ○○部○○

メール署名

まとめ

・退職にあたっての引き継ぎは、残る人に迷惑がかからないように、退職までにきちんと完了させる必要がある
・どの事項をいつまでに誰に引き継ぐのか上司と相談の上、引き継ぐ必要がある
・引き継ぐための書類を作成する必要も出てきますので、余裕を持ったスケジュールにすることがポイント
・書類作成にあたっては、自分の経験を踏まえたポイントを残しておくのも後任に役立つ
・引き継ぎメールは取引先などの相手方に迷惑を掛けないために必ず作成するようにする
・引継ぎメールは、引き継ぎの挨拶を行う前にも送信しておくとよい