応募書類を何通送っても不採用…この場合、自分で気が付かないミスを応募書類上にしてしまっているかもしれません。

ここでは、応募書類を書く時で押さえておきたい注意点やポイントについて解説しています。

読めば、間違いに気付く他にも書類作成の上でのミスも減り、複数書類を送付する必要がある際の時間短縮にも繋がります。

応募書類を書く上での大事なポイント

年号・西暦は統一し、アラビア数字(1、2…)

書類上で使用する年月日は、西暦でも年号でもよいとされています。

ただし、書類上で使用する年月日は、西暦(昭和55年、平成24年など)もしくは年号(1980年など)で統一するようにしましょう。生年月日、学歴・職歴欄、資格・免許欄、職務経歴書の上で注意しましょう。

また、応募書類上の数字は固有名詞を除き、漢数字(一、二十、百)ではなくアラビア数字(1、20、100)を使用します。

学校名・会社名・資格・免許は正式名称で書く

応募書類上では、学校名と会社名を正式名称で書くようにしましょう。在籍していたコースや部署も書きます。

学校でコースの設定がなかった時には「普通科」と書いておくと、よいです。 

間違った例

○○中学 ●●高校 (株)△△建設

正しい例

○○市立〇〇中学校  私立●●高等学校普通科 株式会社△△建設 ○○事業部

取得した資格や免許も正式名称で書きましょう。正式名称が分からない時には、取得資格の免許状や認定証、公式ホームページなどで確認します。

間違った例

自動車免許 中学高校英語教員免許

正しい例

普通自動車運転免許(AT限定) 中学校教諭一種免許状(英語) 高等学校教員一種免許状(英語)

略歴の書き順に注意する

学歴や職歴は、履歴書に書く場合には時系列で、古いものから順番に書いていきます。

一方で職務経歴書は時系列に関係なく、アピールしたい経歴から書きます。

ボールペン・万年筆で丁寧に体裁よく書く

せっかく内容が良くても見づらい履歴書は手に取ってもらえません。

ボールペンもしくは万年筆を使用して、丁寧に書きましょう。

間違えてしまった時には書き直します。修正テープや修正ペンで訂正する、あらかじめ消えるボールペンで書くのは厳禁です。

字のバランスを見て、適度にスペースを空けて書きます。誤字や脱字なく、かつ体裁よく書く為にはあらかじめ下書きをしておくのがおすすめです。

履歴書の写真は適切な物か

履歴書に添付する写真もチェックしておきましょう。

縦40mm×横30mmの縦長長方形のサイズ、3か月以内に撮影した物、服装はスーツで、髪型も含めて清潔感のある装いである事が望ましいです。

満足できる写真を取る為には、インスタント証明写真ではなく写真館を利用するのもおすすめです。

誤字脱字のチェック

誤字脱字がないかチェックをしましょう。

他にも、西暦や年号は統一されているか、写真は曲がっていないか、印鑑は押してあるか、抜けている箇所はないかなども入念に見ます。

応募書類を送る上でのチェック

書類は折らずに、クリアファイルに入れ白封筒へ

就職や転職の為の応募書類を送付する際には、白封筒を使用します。茶封筒よりも白封筒の方が高級とされているので、就職の応募には白封筒が適切だからです。

作成した書類を折って封筒に入れるのは、書類を管理する手間がかかってしまう為不適切です。

書類が曲がらないA4サイズ対応の白封筒は「A4サイズ対応」や、「角2サイズ」と表記があるものを使いましょう。汚れや折れ防止のため書類をクリアファイルに入れ、そのまま入れましょう。

住所は基本的には縦書き、書類を入れる前に書く

応募書類の送付先の部署や担当者を確認し、宛名を書きます。送付先の住所や宛名は、基本的には縦書き、会社名にアルファベットが含まれる場合には横書きにします。

また、中に書類が入っている状態では封筒に字を書くのも難しくなりますので、書類を中に入れる前に住所や宛名は書いておきましょう。

丁目や番地は省略せず、縦書きの際には漢数字、横書きの際にはアラビア数字を使用します。

縦書きの場合

東京都〇〇区×× 二丁目二十番地

横書きの場合

東京都〇〇区×× 2丁目20番地

宛名は正式名称で、正しい物を使う

会社名は(株)などで省略せず、正式名称を記入します。部署宛に出す場合には「〇〇御中」、採用担当者個人に出す場合には「〇〇様」と適切な敬称を付けます。

もしも、採用担当者の個人名が分からない時には「採用ご担当者様」としてもよいです。

株式会社〇〇 人事部 〇〇様(もしくは採用ご担当者様)
株式会社〇〇 人事部御中

また、「様」と「御中」など、敬称を重複させるのは間違いです。

間違った例

株式会社〇〇 人事部御中 〇〇様

「履歴書在中」と赤字で書く

受け取った人がすぐに応募書類が入っている封筒だと分かるように、封筒表の左下に、「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と太めの赤いペンで書き、定規を使って四角に囲みます。

「履歴書在中」のスタンプを押してもよいです。

封筒の裏側に自分の住所氏名、投函日を書く

封筒の裏の継ぎ目の右側に、自分の住所氏名を記載します。自分の住所も丁目や番地を略さずに記載します。

また、投函年月日を左下に漢数字で記載しておくとトラブル防止になります。

郵便局の窓口から投函する

応募書類の上で特にやってはいけないのが郵送料金不足です。

使用する封筒の重さや書類の枚数、クリアファイルの使用などで自分の想像よりも郵便料金がかかっている場合もありますので、応募書類はポストではなく郵便局の窓口に持ち込んで投函するのが確実です。

もしも、郵便局の営業時間内に行く事ができない時は、自分で重さを計測して適切な料金の切手を貼って投函しましょう。

履歴書を送る際の封筒に関することはこちらの記事も参考にしてみてください。
履歴書を送る際に使う封筒のポイント 住所の記載方法やポイント
履歴書における封筒の 選び方と書き方 マイナビAGENT

応募書類を送る際の注意点に関するおさらい

応募書類を送る際の注意点に関するおさらいは以下の通りとなります。

  • 応募書類は使用した年号・西暦を統一し、アラビア数字を使用する
  • 学校名や会社名、視覚名は正式名称で書く
  • 履歴書、職務経歴書で略歴の各順序が異なる
  • ボールペンか万年筆を使用して丁寧に書く。修正は厳禁
  • 写真や誤字脱字の有無もチェックする
  • 応募書類は折らず、クリアファイルに入れて白封筒で出す
  • 住所や宛名は正しく、正式名称で書く。一般的には縦書き、アルファベットが社名にあれば横書き
  • 「履歴書在中」を忘れずに
  • 郵便局の窓口から投函すれば、料金不足を防げる

面接前の大切なステップが、応募書類を無事に採用担当の方に目を通してもらえるかということです。

その為には、正しい書類の書き方だけでなく封筒の書き方、郵送の仕方も見直してみる必要があります。

なかなか応募書類が通らない時にも、ぜひこのページを参考にして、もう一度応募書類の全体チェックを行ってみましょう。

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