この記事では、「履歴事項全部証明書」の意味と他の証明書との違い、取得などを紹介します。

「登記簿謄本」は聞いたことがあっても、「履歴事項全部証明書」は、あまり聞いたことがないかもしれません。「履歴事項全部証明書を取ってきて」と言われても、何をどうするか迷ってしまう人も多いはずです。

「履歴事項全部証明書」は、さまざまな手続きには欠かせない証明書です。その意味や取得方法を理解すれば、いざという時に役立ちます。

「履歴事項全部証明書」とは

「履歴事項全部証明書」とは、会社名や住所、役員など局に登録されている会社情報がわかるのことです。
かつて会社情報は、「登記簿」という紙の書類でされていましたが、商業登記法が改正され、現在は全てデータ化されています。
それに伴い「登記簿謄本」という呼称はなくなり、「登記事項証明書」という名称に変わりました。「履歴事項全部証明書」は、この「登記事項証明書」の中の1つの証明書です。

当機事項証明書には、以下の4つ種類があります。

・現在事項証明書
・履歴事項証明書
・閉鎖事項証明書
・代表者事項証明書

「履歴事項全部証明書」は、「履歴事項証明書」のすべての項目が記載されたものです。

「登記簿謄本」との違い

「登記簿」とは、法務局や地方法務局などの支局や出張所で誰もが見られる公開された帳簿のことで、会社名や所在地、資本金、役員や代表取締役などの基本的な情報が掲載されたものです。「謄本」は、その内容を写しとった文書のことです。
データ化される前までは、情報は全て手書きで帳簿に書かれ、保管されていました。「登記簿謄本」は、この手書きの情報を写しとったもので、現在ではほとんど使われていません。

先ほど述べましたように、現在は「登記簿謄本」という呼称はありません。しかし、今でも「登記簿謄本を取ってきて」と言われるケースは少なくありません。
「登記簿謄本」は、「登記事項証明書」ですが、一般的に「登記簿」の意味で使われるのは、「履歴事項全部証明書」です。

「現在事項全部証明書」との違い

「現在事項全部証明書」は、現在有効な事項や会社の設立年月日、役員の就任年月日などが記載されています。また、商号や住所の変更に関しては1つ前までの情報が含まれています。
「履歴事項全部証明書」は、「現在事項全部証明書」に記載されている内容に加え、請求した日の3年前の1月1日からの情報が記載されています。その間に抹消された事項には下線が引かれています。つまり、約3年間その会社にどのような変更があったの確認できます。

発効後の有効期限

「履歴事項全部証明書」などの登記事項証明書に有効期限はありません。10年前に取得したものでも有効です。
しかし、さすがにそんな古い情報を信用する人はいないでしょう。一般的には提出を求める側の条件に合わせます。銀行などでは「発効日から3か月以内のもの」が多いようです。
事実確認や関係などを把握するには、が経てば経つほど信憑性が失われるので、3か月以内は妥当と言えます。
権利関係などを重要視しない場合は、「6か月以内」や「1年以内」のこともありますが、まずは提出先に有効期限を確認することが大切です。

「履歴事項全部証明書」の取得方法

会社などに関係する証明書は、会社の代表取締役の印鑑がないと取得できない気がしますが、「履歴事項全部証明書」は、会社に関係のない人でも手数料さえ払えば取得可能です。
当然、印鑑は申請者の印鑑でOKです。
データ化される前は、管轄する法務局の窓口でしか取得できませんでしたが、現在は全国の法務局がオンラインでつながっているので、管轄でないところでも取得できます。

①法務局の窓口で取得

「履歴事項全部証明書」は、近くの法務局もしくは支局・出張所で取得できます。場所は法務局のホームページの「管轄のご案内」に掲載されています。

「履歴事項全部証明書」を取得するためには、「交付申請書用紙」が必要です。「交付申請書用紙」は、法務局・支局・出張所にありますが、事前に法務局のホームページからダウンロードできます。

交付申請書には、申請人(窓口に来た人)の住所・氏名、会社の名称・住所、会社法人等番号を記入し、請求事項の①履歴事項全部証明書の「履歴事項証明書」の欄にチェックを入れ「請求通数(必要な数)」を記入します。会社法人等番号がわからない場合は、空欄でもOKです。

必要な通分の手数料に相当する金額の収入印紙を購入し、交付申請書の「収入印紙欄」に貼って窓口に提出します。「履歴事項全部証明書」は、大量の取得や不備などがなければ当日に交付されます。

②郵送で請求

「履歴事項全部証明書」は、郵送でも取得できます。
まず、申請交付書を法務局のホームページからダウンロードし、窓口での申請と同様に、必要事項を記入します。必要な通分の収入印紙を貼り付けます。収入印紙は、郵便局やコンビニでも購入できます。

郵送用の用の封筒の2つを用意します。返信用の封筒に名前と住所を記入し、切手を貼ります。必要な通数が1通なら82円、2通なら92円が目安になります。
送付用の封筒には、「履歴事項全部証明書申請交付書在中」と朱書きします。送付先の住所は、管轄の法務局・支局・出張所のどこでもかまいません。

③オンラインで申請

今や公的な証明書もオンラインで取得できるようになってきました。「履歴事項全部証明書」も例外ではありません。自宅や会社のパソコンから簡単に申請でき、自宅や会社に郵送されます。また、最寄りの支局や出張所でも受け取ることができ、窓口での待ち時間も短縮されます。

オンラインでの取得は、まず、登記・供託オンライン申請システムのホームページ(https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/)にします。
トップページの「申請者情報登録」をクリックし、「使用許諾書」をよく読みに「同意する」をクリックします。
「申請者ID」「パスワード」「氏名」「住所」「職業」「先」「メールアドレス」などを入力すれば登録が完了します。

登録が完了したら、トップページの「かんたん証明書請求」をクリックし、ログイン画面で登録したIDとパスワードを入力します。
「証明書請求メニュー」の中から、登記事項証明書(商業・法人)を選びます。「登記事項証明書交付申請書」の画面では、会社・法人情報を直接入力する方法とオンラインで会社・法人情報を検索する方法があります。

直接入力する場合は、「会社・法人種別(株式会社など)」「会社法人等番号」「会社・法人情報」「管轄登記所」などを入力および選択します。さらに、「請求事項」の「全部事項(謄本)」、「証明書種類」の「履歴事項証明書」にチェックを入れ、必要な通数を入力します。

「次へ」をクリックすると情報に誤りがなければ、「交付情報の入力」画面になります。請求者の氏名や住所などの情報が表示されるので、確認します。「交付方法」は郵送を希望する場合は、「郵送」、支店や出張所を希望する場合は、「窓口受取」選びます。

「次へ」をクリックすると確認画面になるので、誤りがなければ「確定」をクリックします。最終確認をして「送信実行」をクリックすると、請求書の処理状況が表示されます。

オンラインで請求は少し手間がかかる気がしますが、手数料などはネットバンクで支払くこともでき、法務局の窓口が午後5時30分までの営業に対して、オンラインの受付は午後9時まで可能です。自分の都合に合わせて申請できるのでとても便利です。

取得にかかる手数料

「履歴事項全部証明書」の手数料は、取得方法や受取場所によって異なります。

法務局・支局・出張所の窓口で取得する場合、手数料は600円。
郵送で請求する場合も同様に600円です。

オンラインでは、証明書を郵送で受け取る場合は、手数料500円、最寄りの窓口で受け取る場合は、480円になります。

まとめ この記事のおさらい

  • 「履歴事項全部証明書」とは、会社名や住所、役員など法務局に登録されている会社情報がわかる書類のことです。
  • 「履歴事項全部証明書」は、データ化される前に「登記簿謄本」と呼ばれていたものと同じです。
  • 「現在事項全部証明書」は、現在有効な事項などが記載され、「履歴事項全部証明書」は、現在に加え約3年間の情報が記載されています。
  • 「履歴事項全部証明書」は、法務局・支社・出張所の他に、郵送やオンラインで請求が可能です。
  • 手数料は、窓口と郵送が600円、オンライン請求で郵送される場合は500円、窓口で受け取る場合は480円になります。