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転職、就職の際に、履歴書をメールで送る場合があります。この際、履歴書は手書きでスキャンしたほうが良いのか、顔写真はどうすれば良いのかなど疑問点が上げられます。

また履歴書メールには、個人情報保護の観点から、ファイルにパスワード設定し、その旨を伝えるメールも別に送る必要があります。

この記事では以下の3点を中心に解説します。

  • 履歴書のデータフォーマットはどこで用意できるか
  • 顔写真の取扱いについて
  • メール本文の内容と例文

この記事を通して、最終的にはメール送った際、採用担当者に好印象を与えられるようなメールを書けるようになるでしょう。

履歴書データについて

まずは、履歴書データの作り方についてです。

市販されているものに手書きをしてスキャンをするか、履歴書のフォーマットを無料でダウンロードすることができるので、そちらで素材をダウンロードし、必要事項を埋めていきましょう。

企業によってはJIS基準を満たしていないと受け付けてくれない企業もあるので、注意が必要です。

また、履歴書のフォーマットには種類があり、その種類によって書かれている項目にも違いがあるので、自分にとって書きやすい内容のものを選ぶというのも一つのコツです。

パソコンを使用した履歴書の作り方、マイクロソフトの使い方については以下の記事を参考にしてみてください。
マイクロソフト楽しもうofice
履歴書をパソコンで作る際のポイントと手書きで作成した場合の比較

顔写真は不鮮明にならないよう注意する

履歴書に貼る顔写真は、jpeg形式などでダウンロードしたものを使うようにしましょう。

写真を貼った履歴書ごとスキャンをして使う人がいますが、写真が不鮮明になってしまうため、相手に悪印象を与えます。

就職活動の際に使う履歴書の写真は、写真館などで撮影をしてもらい、クオリティの高い写真をデータでもらうのがお勧めです。

証明写真については以下の記事も参考にしてみてください。
転職・就職に役立つ履歴書の証明写真の撮り方・服装
証明写真も履歴書の大切な要素 証明写真の値段と種類

履歴書データにはパスワードを設定しよう

履歴書をデータで送る際には、履歴書のファイルにパスワードを設定するようにしましょう。

履歴書には大切な個人情報が詰まっているので、外部への流出を防ぐために最大限注意をする必要があります。

「自分のことだから大丈夫」などというような楽観的な考えではなく、「重要な情報の取り扱い」という気持ちで、設定しましょう。

設定したパスワードは別のメールで送付する

パスワードを設定した履歴書と、履歴書のパスワードは同じメールで送ってはいけません。

履歴書のファイルを添付したメールと、パスワードだけのメールの2通に分けて送るのがマナーとなっていますが、メールの文章に以下のような補足を入れておくとより丁寧な印象を与えることができます。

送付致しました履歴書にはパスワードを設定しております。パスワードは後ほど別途お送り致しますので、ご査収のほどお願い申し上げます。」

相手の信頼を得るためにも、まずは履歴書の送付の段階でつまずくことのないように、きちんとセキュリティ保護の重要性を理解しておくことが大切です。

履歴書が添付されたメールの書き方

選考はメールのやり取りからすでに始まっています。

相手に丁寧な印象を持ってもらうためにも、相手に読みやすいメールが書けるようになりましょう。
以下で履歴書を添付したメールとパスワードを明記したメールに分けて、例とポイントを解説します。

以下の記事も参考になるので読んでみてください。
履歴書をメールで送る際のポイントと注意点 メール本文の書き方
履歴書における封筒の 選び方と書き方 マイナビ

ポイント1:メールの件名はわかりやすく書く

まずはメールの件名についてです。

以下のようなわかりやすい件名にすることで相手に伝わりやすくなります。

履歴書を添付したメール:「履歴書の送付の件/氏名」
パスワードを明記したメール:「履歴書ファイルのパスワードの件/氏名」

もし、新卒の学生である場合には、氏名の後に大学名をつけることを忘れないようにしましょう。

ポイント2:メール本文は簡潔に

履歴書をメールで送る際には、あえて自己PRなどを入れることは、相手にとってメールの内容がすぐに理解できないなどの手間を取らせてしまいます。

本文は具体的でありながらも、ポイントを絞り簡潔に書くことを意識しましょう。

書く内容は以下の5点がポイントになります。

  1. 宛先
  2. 自己紹介
  3. 履歴書を送付するという旨の内容
  4. 締め
  5. 署名

ビジネスメールの例文については以下の記事も参考にしてみてください。
差をつける!ビジネスメールでの署名の書き方・例文・テンプレート

すぐに使える履歴書メール本文の例文

最後にすぐに使える例文を、履歴書の添付のメールとパスワード送付のメールの2つを紹介します。

履歴書添付メール本文

 

株式会社〇〇
採用担当者様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇(フルネーム)と申します。この度貴社の営業職の求人を応募のためご連絡を致しました。
まずはこちらのメールにて応募書類を送付させていただきますので、
ご査収のほど宜しくお願い致します。

応募書類のファイルにはパスワードが設定してあります。
こちらのパスワードは後ほどのメールでお送り致しますので、
併せてご査収いただきますようお願い申し上げます。

大変お忙しいところ恐縮ではございますが、
面接の機会をいただけますと幸いでございます。

何卒よろしくお願いいたします。

(署名)

履歴書のパスワードメール例文

株式会社〇〇
採用担当者様お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の〇〇(フルネーム)と申します。

先程、送付致しました履歴書のパスワードをお送りいたします。

パスワードは下記になります。「○○○○○○」お手数をおかけ致しますが、ご査収のほどお願い申し上げます。

(署名)

履歴書をメールで送る際のおさらい

履歴書をメールで送る際のおさらいは以下の通りとなります。

  • 履歴書をメールで送る際はパソコンなどで作成
  • 顔写真は不鮮明にならないよう、jpeg形式でダウンロード
  • 履歴書データにはパスワードを設定
  • 設定したパスワードは履歴書を添付したメールとは別で送る
  • メールの件名はわかりやすく書く
  • メールの本文は簡潔にまとめる
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