の場でを受ける機会はとても多いです。

電話をまともに受け答えできるようになるのが、新人の最初の関門といっても過言ではありません。

職場では、自分以外に宛てた電話を受けることもありますが、そのときに必要になってくるのが「電話メモ」です。きちんとメモをすることで、スムーズに担当者につなぐことができるでしょう。

この記事では、電話メモに焦点を当て、電話を受けた際のポイントなどと合わせて解説します。

なぜ電話メモは必要なのか

なぜ電話メモをとる必要があるのか疑問に思う方もいるかもしれません。

この項目では、電話メモの必要性について解説します。

誰もが状況を把握できる

電話メモがあると、電話を受けた自分自身はもちろんのこと、伝言を受ける人もどんな電話がかかってきたのか内容を把握しやすくなります。

文字に書いてあると、一目で内容を把握することができるからです。

どんな内容だったか簡単に確認することができるため、状況把握ということを考えると、メモはメリットが大きいといえるでしょう。

勘違いを防ぐことができる

人の記憶は曖昧なものです。

少し前にいわれたことでも、すぐ頭から抜けてしまうということがあります。
忙しくて疲れているときなどは、自分でも驚いてしまうくらい内容を覚えられないということがあるでしょう。

そんな時、間違って伝言を伝えてしまうということもありえます。

しかし、電話メモをしていれば、内容を忘れてしまうということはありません。文字に書いてあるため、内容を忘れて困ることや、思い込みで誤った伝言をしてしまうことも防げます。

また、口頭のみのやり取りだと「いった」「いっていない」で揉めることもあります。

そのような時にメモをとっていれば、それが証拠となるため、余計なトラブルを防ぐことができるのです。

以上のような理由から、電話メモは必要といえます。

記憶力や頭脳に自信がある若い方も、きちんとメモをとることをおすすめします。

電話を受けた場合のポイント

ここでは職場で電話を受けた際のポイントを解説します。

「最低限これだけはやるべき」ということです。新人の方は特に参考にしてください。

3コール以内で受話器をとる

なかなか電話がつながらないと、ストレスになってしまいます。

相手を待たせないためにも、3コール以内に電話に出るようにしましょう。

どうしても間に合わない場合は、「お待たせいたしました」などの一言を添えることで、相手が不快な思いをすることを避けることができます。

声はやや高めにはきはきと

電話をかけた人からすれば、電話を受けた相手はその会社そのものです。愛想が悪ければ、あの会社は駄目だと判断されてしまいます。

相手にいい印象を与えるためにも、高めの声を出すといいでしょう。

低い声は相手に威圧感を与えてしまいます。暗いと思われることもあるでしょう。高めではきはきした声で話すことで、相手が気持ちよく電話をすることができます。

社内の人間に声を出すときは保留を使う

を中断して誰かを呼んだり質問をしたりするなど、社内の人間に声をかける時は「保留」を使います。

受話器に手を当てて済ませてしまおうとしがちですが、意外と相手にこちらの声は聞こえるものです。聞いていてあまり気分のいいものではありません。

ビジネスの場では保留を使うように癖づけてください。

相手の名前・用件・連絡先を忘れずに聞く

相手の名前、用件、連絡先を聞くということも忘れてはいけません。
相手の話を聞くことに必死になって、これらが抜けてしまうということもありますので気をつけて下さい。

失礼ですがお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。
恐れ入りますが、念のためお電話番号をお願いします。

などと聞くといいでしょう。

また、相手の言葉を復唱することも大切です。

電話メモの書き方と例文

電話メモは以下の内容をメモすることがおすすめです。

・いつの電話か
・誰からの電話か
・誰への電話か
・用件の内容は(急ぎなのかどうか)
・相手の連絡先は
・折り返し電話するのか、また電話があるのか
・誰が電話を受けたのか

誰が見てもどんな内容の電話がかかってきたのかわかるようにメモすることがポイントです。

用件の内容は
特に、一目でわかるよう的確に書くことができればベストです。

文例としては以下の通りです。

・電話があったと伝えてくださいとのことです
・○○の件について
・見積書で確認したいことがあるそうです

不安な場合は周りの人に書き方を教えてもらい、自分なりのわかりやすい書き方を見つけるようにするといいでしょう。

電話メモのテンプレートを使うこともできる

白紙に必要事項をメモするという方法もありますが、電話メモ専用用紙やテンプレートを用いてメモを取った方ががいいです。

テンプレートがあれば、必要事項を聞き忘れるということもなくなります。

自分で作ってもいいですし、インターネットで無料のテンプレートを探して使ってもいいでしょう。
使いやすくてミスを防ぐことができるようなデザインを見つけると、効率良く仕事をすることができます。

電話メモについてのまとめ

  • ・電話内容を正確に把握し、内容の伝達ミスを防ぐために電話メモをする必要があります。
  • ・電話を受ける際はメモをするのはもちろんのこと、はきはきとした声で話す、保留ボタンを使う、相手の情報をきちんと聞くなど注意することがいくつかあります。
  • ・電話メモは誰が見てもわかるように要点をまとめてわかりやすく書くことが大切です。
  • ・白紙にメモするよりも、テンプレートを用いて電話メモをすることで、ミスを減らすことができます。