大きな会社であれば、引き継ぎ資料などに必ずマニュアルが存在します。しかし、小さい会社の場合、引継ぎは口頭で行い、きちんとしたマニュアルが上されていない場合があります。

なんでもかんでもマニュアル化するのはよくないという意見もありますが、効率化のためにはやはりマニュアルがあった方がよいでしょう。

この記事では、マニュアルについて以下の点を解説いたします。

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・マニュアルのメリット
・マニュアルの作り方
・マニュアル作成のポイント

マニュアルのメリット

マニュアルを作ることの代表的なメリットは以下の通りです。

・時間が短縮できる
・業務が明確になり標準化される。
・リスクが軽減される
・コストが減らせる

メモを取ること時間が短縮できる

マニュアルを使うことで、作業の途中で迷うことが少なくなります。やり方さえわかっていればすぐに取り掛かれる状態でも、やり方を模索して時間がかかってしまう場合があるでしょう。

わかりやすいマニュアルがあると、すぐにその作業に取り掛かることができて業務時間の短縮ができます。

新しいスタッフや人事異動の引継ぎなどで、マニュアルがないと1から口で説明しなければなりません。教えを受けるほうも、自分で1からノートを取らなくてはなりません。

しかし、マニュアルがあることで説明もしやすく、メモも少なくて済みます。

業務が明確になり標準化される

後任者のためのマニュアル作りは行われることがありますが、担当者が変わらなくてもマニュアルを作ることはよいことです。

担当している人が急に休んだ場合、他の人では誰も対応できないという事態は避けたいものですが、マニュアルがあれば多少のことは対処できます。

普段の業務もマニュアル化することで、誰が行ってもある程度の品質を確保でき、業務が標準化することができます。

リスクが軽減される

通常の業務を皆がわかっていることで、イレギュラーな事態が起きたときに対処しやすくなります。

コストが減らせる

業務の標準化やリスク軽減と重なるところもありますが、標準化した業務の流れやルールがわかれば仕事を進めやすくなります。

業務担当者が変わることによる無駄やムラを減らすことができます。

マニュアルは紙ではなく電子に変更することで、コスト削減にもつながります。電子マニュアルは修正や変更が簡単で、必要に応じていつでも同じものが印刷できるという利点があります。

電子マニュアルを皆で共有していた場合は、リアルタイムで改訂が行われるため、タイムラグもなくなります。

マニュアルの作り方

社内で業務マニュアルを作る場合には、以下の6つのステップを行うとよいでしょう。

仕様やスケジュールを決める

マニュアルを作るときは突然始めるのではなく、仕様やスケジュールなどを決めましょう。

マニュアル作りが業務の支障とならないように、余裕を持ってスケジュールを組みます。作り終わったマニュアルは誰が読むのか、どのようなところまで記載するか、いつまでに作るかなど、全体の構成について考え、スケジュールを見ながら、どの作成ツールを使うのか決定します。

情報収集してマニュアルを作る

マニュアルを作るシステムや業務内容、ノウハウ等について資料や情報の収集をします。

自分が担当している業務については分かっていますが、他の人が担当している業務とやりとりをする場合、担当者からも話を聞きます。

実際の業務手順を細かく書き、わかりやすく仕上げる必要があるため、自分よりも同じ業務について経験がある人がいればその人からもアドバイスをもらうと内容が充実するでしょう。

分析と整理でマニュアル作りを進める

十分に情報収集できたら、次は情報の整理をします。どこまでマニュアルに載せるのか、情報の過不足を考えましょう。

文章だけの説明でわかりにくいところは、図や表などを用います。

マニュアルの構成を決める

大まかに情報の分析と整理ができたら、構成を考えます。

マニュアルは業務の流れに沿って順番に作られることが多いですが、重要な情報と付加的な情報をどのように記載するか決めましょう。

わかりやすい書き方として、タイトルや大きな見出しをつけ、その下位部分に小さな見出しをつけていく方法があります。必ずしもこのやり方である必要はありませんが、見やすく構成をすることが重要です。

ブラッシュアップをする

マニュアルが完成したら、他の人に見てもらうようにしましょう。自分のわかる言葉で、自分の業務についてまとめているため、第三者が読んだときに全て理解できるかどうかはわかりません。

マニュアルは自分のためだけに作られるものではありません。マニュアルは誰が読んでもわかりやすい、理解しやすいものでなければなりません。

自分が作ったマニュアルを他の人に見てもらうのは重要なことです。

定期的な改訂や見直しをする

マニュアルが完成して、使われ始めたらそれで終わりではありません。3ヶ月、半期、年度の区切りなどで定期的にマニュアルの内容チェックしましょう。

業務が忙しくなればなるほど基礎を怠りやすいため、定期的に業務マニュアルの見直しをすることで、業務の効率化とコスト削減などが期待できます。

マニュアルは作るまでではなく、作ってからの定期的な見直しや、改訂によって利用価値が高まります。

マニュアル作りを進めるポイント

作りやすいところから作る

マニュアルを作っていると、十分に情報を集め、構成を考えたにもかかわらず、文章にまとめやすいものとまとめにくいものがあります。図表を使っても、なかなかしっくりこず、マニュアル作りがストップしてしまうことがあるかもしれません。

そのためマニュアルは作りやすい部分から作るとよいでしょう。最終的に全て完成すればよいため、マニュアルを作る順番は関係ありません。まずはとっかかりやすいところから始め、マニュアル作りに慣れてきたところで、わかりづらい部分も説明していくのがよいでしょう。

完璧を目指さない

マニュアルというひとつの完成した文書を作成するとなると、きちんとしたものを作らなければならないと力む人がいるかもしれません。

第三者が見てわかりやすいものを作ることが前提であるため、ある程度まとまっていてわかりやすいものを作ることを心がけ無ければなりません。しかし、マニュアルの作り方の所でも述べたように、マニュアルは完成したら終わりではなく、その後の定期的な改訂と見直しによって活用の幅が広がります。

初めに完璧なマニュアルを作ったところで、よく変わる部分は変更することになります。

最初から完璧なマニュアル作りを目指して時間をかけるよりも、後に変更があるものとして作ると気も楽になります。

読み手が理解しやすい文体を意識する

マニュアルは、自分の業務を全く知らない人が読んでも、自分と同じように業務をこなせるように作るようにしましょう。

時々読み手の視点に立って、「初めて聞いてもこの言葉がわかるかな?」「新入社員でもできるかな?」などと、考えながら作るとよいでしょう。

図解でさらにわかりやすくする

マニュアルは誰にでもわかりやすい事が前提です。マニュアルの基礎は文章ですが、文章でたくさん書くよりも、チャートや図、表、注釈などで補足する方がわかりやすい場合は、積極的に使いましょう。

パソコンの画面のある部分をクリックすることを説明する場合、文字で書くだけでなく、パソコンの画面の画像を挿入することで、初めての人でも理解が簡単になります。

図解を使う場合、電子マニュアルはとても使いやすく、修正も簡単にできるでしょう。

マニュアル作りについてのまとめ

  • マニュアルのメリットは、業務の標準化や品質の安定です。
  • マニュアルの作り方として、仕様やスケジュールを決め、十分に情報収集をし、構成を考えることが大切です。
  • マニュアルは作り終わった後、自分の業務を担当していない第三者に見てもらうことが大切です。
  • マニュアルは最初から完璧なものを目指すのではなく、後に定期的な改訂や見直しを行われるものとして作成するとよいです。