まずは、内定おめでとうございます。

しかし、ようやく頂いた内定に喜んでいるのもつかの間、内定の連絡にどのように返信すればよいのか、書き方やマナーが分からず困っているのではないでしょうか。

ビジネスメールは一見難しそうですが、押さえるべき基本的な箇所は決まっています。

この記事の内容
・内定メールに返信する際に押さえておくポイント
・内定メールに返信するときの注意点
・内定を受ける時に送る例文
・内定をお断りするときに送る例文

メールを書くときのポイントや、返信する際の注意点を確認し、例文を見ながらメールを作成してみましょう。

この記事を通してビジネスメールの基本を確認すれば、ビジネスマナーを押さえたメールを書くことができ、採用担当者に好感を持ってもらえる文章が作成することが出来ます。

内定メールに返信する際のポイント

最初に内定メールを作成する際のポイントを解説します。

特に件名、返信までの時間、文章の順番が重要です。

ビジネスメールの基本を確認し、ビジネスマナーを身につけましょう。

内定メールの件名はわかりやすく書く

仕事では毎日大量のメールのやりとりを行うため、一見してメールの内容がすぐに推測できる件名をつける必要があります。

また、他の内定者からも同じような件名のメールがくると、誰からの返信なのか分からなくなるため、メールの件名に学校名と名前を入れておくとよいでしょう。


採用内定のお礼(マナラボ大学 マナラボ太郎)

内定メールには24時間以内に返信をする

仕事では常にスピーディな対応が求められます。

メールの返信も重要な仕事の一つで、メール送信後24時間を超えた返信は対応が遅いと捉えられてしまいます。

メールはいつでも送受信できる便利な機能ですが、いつでも連絡できるからこそ24時間以内に返信するようにしましょう。

もし返信が遅れてしまった場合はお詫びの文章を添えましょう。

内定を出してくれたお礼を最初に書く

最初に内定を頂いたことに対しての感謝の気持ちを伝えます。

連絡事項や質問など連絡する事柄がある場合でも、まず本文の最初はお礼から始めましょう。

合わせて面接のお礼や面接の際に印象に残った言葉なども入れておくと、採用担当者の目に留まりやすくなります。

内定メールでは入社の意思があるかどうかを示す

内定メールは内定の連絡をするだけでなく、入社する意思を確認する意味も含まれています。

内定を承諾するのか、辞退するのかをきちんと文章にしておかなければ、メールの書き方一つで相手にうまく伝わらず、トラブルに発展する可能性もあります。

辞退する場合は丁寧な言葉遣いを意識し、お詫びの言葉を添えましょう。

内定メールでは入社に向けた抱負を一文入れる

企業が新入社員に一番求めていることは、スキルよりも仕事への熱意です。

入社したらどのような仕事がしたいか、どのような社会人になりたいかをイメージして、採用担当者に熱い気持ちを伝えましょう。

内定メールに締めの挨拶を入れる

メールでの返信の場合は「まずは取り急ぎお礼を申し上げます。」を本文の最後に入れます。

上記は決まったいい回しで、「直接お会いしてお礼をいうべきですが、まず先にお礼を伝えたいと思い、失礼ながらメールを送りしました。」という意味が込められています。

メールでは頭語と結語は使用しないため、敬具などの結語は不要です。

また、「取り急ぎメールにて。」と書くことがありますが、目上の方に対しては失礼な表現であるため控えましょう。

内定メール返信する際の注意点

文書を作成する際にポイントを意識するだけではなく、メールを送るタイミング、メール全体のマナーなどを意識して返信しなくてはなりません。

せっかく書いた文章も送り方次第ではかえって悪印象を与えてしまう恐れがあります。返信する際に注意しなければならない点を確認しましょう。

内定メールの返信に期限がある場合は必ず守る

内定メールでは入社意思の確認のため、返信の期限が決められていることがあります。

また、メールの返信時に提出書類が記載されている場合もあります。

まずは期限を確認したうえで余裕をもって提出物の準備をし、提出物が準備できず期限を守れなかったということがないように注意しましょう。

特に期限が設けられていないため、提出物もない場合は24時間以内に返信をしましょう。

内定メールにはお礼をするなどビジネスマナーを守る

件名や返信するタイミング、お礼など、ビジネスメールには様々なマナーがあります。

他にも、ビジネスメールではメール本文に宛名と署名を入れなければならないというマナーもあります。

誰宛のメールなのか、誰から送られているのか明らかにし、メールの送り間違いやスパムメールと誤認されることを防ぐ効果があるためです。

内定メール返信の内容は具体的で簡潔にまとめる

慣れない文章を作成していると、文章が長くなりすぎたり、回りくどい書き方になってしまったりと、読みづらい文章になってしまうことがあります。

一文が長くなりすぎていないか、句読点の数は適当かを意識して文章を書きましょう。

文章を作成したあとは見直しをして、おかしな箇所はないか、伝えたいことがきちんと書かれているかチェックすることも重要です。

内定を承諾する際のメール返信例文

件名:採用内定のお礼【マナラボ大学 マナラボ太郎】

株式会社○○
◯◯部 ◯◯様(担当者名がわからない場合は、採用ご担当者様と記載)

いつも大変お世話になっております。
マナラボ大学のマナラボた太郎です。

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社にて働かせていただきたいと存じます。

面接の際に「○○○○」とおっしゃった○○様のお言葉が大変印象に残っており、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。
一日も早く貴社に貢献できるよう自分を磨き、成長した姿で入社日を迎えたいと存じます。

まだまだ至らない点もあるかと存じますが、一生懸命努力してまいりますので、
今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ御礼を申し上げます。

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マナラボ大学 ビジネス学部マナー学科
マナラボ太郎
〒123-4567
東京都○○区○○12-3
TEL:123-456-7890
E-Mail:bbtaro@○○.ne.jp
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内定を辞退する際のメール返信例文

件名:採用内定辞退のご連絡【マナラボ大学 マナラボ太郎】

株式会社○○
◯◯部 ◯◯様(担当者名がわからない場合は、採用ご担当者様と記載)

いつも大変お世話になっております。
マナラボ大学のマナラボ太郎です。

この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
せっかく内定を頂戴し、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

何度も貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々には大変お世話になり、これまでのご配慮に大変感謝しております。

本来ならば、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことをご了承頂きたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

 

内定メールへの返信の書き方をおさらい

  • 内容が推測できる件名をつける【大学名、名前も書く】
  • 24時間以内に返信する。
  • 本文の最初は宛名から始める。
  • お礼から文章を始める。
  • 入社の意思を明確にする。
  • 入社に対する抱負を書く。
  • 締めの言葉、署名を書く。
  • 期限がある場合は期限を必ず守る。
  • ビジネスマナーを守る。
  • 読みやすく具体的に書かれているか見直しをする。
  • ビジネスマナーは相手を不快にさせないように、相手を困らせないようにするための心遣いです。まずは内定メールへの返信から、社会人としての第一歩を踏み出しましょう。