仕事でも毎日の生活においても、何か目標を立てて達成しようとする時、片付けなければならない「作業」はつきものです。何から手を付けようか、段取りはどうすればいいのかと悩ましく思うことがあります。

そんな時、作業効率化のポイントを頭に入れておけば、意外と効率よく進んで行くものです。

上手に頭を整理するコツと、意外と使える便利なツールについて解説していきます。

作業効率化の3つのポイント

作業効率化というと難しく聞こえますが、ポイントは大きくまとめると「段取り」「優先順位付け」「標準化」の3つです。

それぞれについて、コツを解説していきます。

段取りをいかに立てるか

第一のポイント「段取り」は、スケジュール化や計画化のことです。何か作業を始めようとする時、気の早い人は「考えている暇があるぐらいなら、とにかくやった方が早い」とさえいいます。

作業の効率を最も下げる要因はこの「とりあえず」発想です。

多少の時間を使ってもいいので、まず考えるべきは「段取り」です。具体的には、「誰が」「何を」「いつまでに」「どこまでやる」という組み立てが段取りです。

実際には、作業メンバーに期限を決めて担当を割り振り、責任を持たすなどします。

PDCAを念頭において効率アップ

段取りを考えた後は、PDCAを念頭に置くと頭の整理ができ効率をアップすることができます。

PDCAはマネジメントサイクルと言われ、プラン(P)ドゥ(D)チェック(C)アクション(A)の略です。つまり、計画(P)が先にありその後実行(D)し、方向性を修正チェック(C)してまた計画を立て直すという意味で、物事を進める時の手順とされています。

無計画でやりっぱなし、修正もせずに成り行きに任せるというやり方がいかに非効率なのかという逆のことをいっています。

優先順位付けをどうするか

作業効率を上げるための段取りに続き、第二のポイントは何から手を付けるかという「優先順位付け」です。それを考えるキーワードが「なぜ?今?」です。

仕事関係なら、緊急性とか経費効率から優先しなければならないことがあります。もしかしたら、上司の命令かもわかりません。

毎日の生活場面での作業も基本は一緒です。「家の掃除」という目標でも、急な来客での掃除となると、作業的にはさっそく使用する部屋の優先順位が代わります。

玄関、廊下、応接室といったように優先順位をつけて段取りを組んで行くと、目標に応じた作業効率のアップとなります。

<時間を有効活用して効率アップ>

作業効率を上がる時に、時間との勝負ということがよくあります。

時間さえあればもっと効率よくできるのに…」とか、「時間がないのでどうしても無理だ」といった声をよく聞きますが、これは効率化に逆行した考えです。

実は、時間が効率を考える時にもっとも重要な要素となります。つまり、「時間を使えば使うほど効率を落としている」ことに気付かなければなりません。時間は与えられた条件として固定し、その範囲でいかに作業量を増やすかが効率アップの発想です。

標準化を図るには

標準化とは、手慣れたAさんが作業しても、初めてのBさんがやっても出来映えが変わらないように手順や方法を決めてしまうことです。たとえば会社の営業会議を開催するための準備を任されたとします。

どんな準備をすればいいのか、思いつくまま、出欠の確認・会議室の確保・配布資料の準備・開催通知の発信・席順の決定・ボードなど道具の準備・対象者の確定、と挙げていくと順不同でまとまりがなく、効率の悪さが想像できます。

そこで実際の標準化を以下のようにもっと詳細にすることで見やすくします。

1.会議室の確保(最大20名が入れる会議室)
2.参加対象者の確認(営業部長に打診)
3.開催通知の発信(開催1週間前に出欠確認ができるよう発信)
4.出欠の確認(出席人数を確定し会議室の席の確保)
5.席順の決定(議長・発表者・参加者など着席場所の確定)
6.配布資料の準備(営業部長から資料をもらい人数分コピー)
7.ボードなど道具の準備(ホワイトボード1台、マーカー2色各2本、OHP1台、指示棒1本)

できるだけ細かく順序立てて詳細を決めていくと、あやふやだった作業手順や方法が標準化されていきます。

<役割分担とマニュアル化で効率アップ>

自分ひとりが担当する場合は「自己チェックリスト」になり、複数で行う場合は作業項目ごとに役割分担をします。

さらに、タイムスケジュールを絡めて、「会議開催予定は半年前に確認」「開催通知は開催日の20日前」「会議室設置は前日5時以降」などと時間軸を決めていけば、「ベテランも初心者も同じレベル」で効率よく作業を進めることができます。

自分の作業を効率化するのに便利なツール

自分が担当する作業を効率化しようとする時、パソコンやスマホと一体化したアプリがあるので紹介しましょう。

いずれもデータの蓄積ができ、情報を探す時間が短縮される便利なツールです。

Evernote(エバーノート)

「どこからでも簡単にノートに記録、整理、共有。スマートフォンやパソコンから、自分の大事なアイデアにいつでもアクセス可能になります。」がキャッチフレーズです。

会議を例にあげると、会議設定や一連の流れを記録・整理しておき、必要に応じて検索し確認することができます。

また、会議の議題に関連したサイトとリンクしたり、チェック用のリスト、グラフ、添付ファイル、さらには音声メモまで追加できるので、メモ以上の管理ツールとして使えるところがおススメです。

公式サイト:Evernote

ToDoist(トゥードゥーイスト)

やるべきこと(トゥドゥリスト:TO DO LIST)の管理が得意なアプリです。しかも、優先順位を教えてくれる機能が付いています。

アナログで自分なりのチェックリストを作ることは簡単ですが、会議の例で行けば、今日やるべきこと、1週間の間にやるべきことなどを示してくれるところがデジタルの強みです。

公式サイト:Todoist

Eight(エイト)

ビジネスや一般の生活場面での名刺交換は誰でも経験しますが、その後の活用となると人によって差が出ます。これは、名刺の管理と効率的な活用を目的としたアプリです。

もらった名刺をスマホで撮影するだけで情報が取り込まれるので、データ入力やアナログ整理に時間を取られることがありません。

もちろん、取り込まれたデータは検索で簡単に引っ張ることが可能です。また、自分なりのラベルを貼ればグルーピングすることもできます。

初対面の名刺交換後に連絡しようとすれば、電話やメールのような「わざわざ感」がなくなるので大変便利です。

公式サイト:Eight

作業効率化に関するおさらい

作業効率化のおさらいは以下の通りとなります。

  • ビジネス場面や日常生活でも、目標や目的を達成しようとすると必ず「作業」が伴う
  • 何から手を付ければいいのか、段取りはどうすればいいのか、そこで誰もが考えるのが作業の効率化
  • 作業の効率を考える時のポイントは3つ、「段取りをいかに立てるか」「優先順位付けをどうするか」「標準化をどう図るか」
  • 効率アップのコツとして、「PDCAを念頭に置くこと」「時間を有効活用すること」「役割分担とマニュアル化」などを切り口にして考えるとよい
  • 自分で作業効率を上げようとする時に、スマホやパソコンと連動した便利なアプリケーションツールを使うと、さらに効率がアップする