請求書といえば、郵便で送るのが一般的でしたが、最近ではメールに請求書を添付して送ることが増えてきました。ここでは請求書をメールで送る際に気を付けなければならない注意点を解説し、また、メールで送るときの本文はどうすればよいのかについて、例文を紹介します。

請求書をメールで送ってもよいのか

請求書は商取引があったことを確認し、購入先に支払い義務があることを知らせるのが目的の書類です。極端にいえば請求をしたという証拠にさえなれば請求はどんな形でもかまいません。

ただし取引先との約束として、請求書は郵送で現物を送ることになっていれば、勝手にこちらの判断だけでメール添付で送ると、問題になる可能性があります。

また、取引先の社内決裁の事情から、請求書に社印が必要という約束になっていれば、請求書をメールで送ることは不可能でしょう。

メールで請求書を送付する際の注意点

逆にいえば、請求書をメールで送るときの問題は、取引先への配慮や注意に関連したことがほとんどです、ここでは注意点を紹介します。

 メールで請求書を送る際は取引先の了承を必ず得る

請求書をメールで送ると、自社の事務の効率化や省力化などいろいろメリットが出てきますが、自社の都合である場合が多いため、まずは取引先の了承を得ておくことが大切です。

取引先の事情としても、請求書に基づく支払い事務の方法が変わるため、一方的に進めないように注意しましょう。

請求書は取引先が読みやすいファイル形式で送る

添付する請求書をどんな形で送るかも、取引先には影響します。一般的には、メールにファイル添付の形が考えられますが、これも先方との確認が必要です。

よくファイル形式はPDFファイルです。印鑑が本物でなくコピーである以外は、ほぼ請求書の現物をメール添付で届けることができます。

また、WordやExcelで作成したファイルの添付がありますが、これらのファイルには、「編集不可」にするのが鉄則であるのと、作成時のミスチェックを十分行っておくことが必要です。

いずれも、こちらの作成手間ヒマを少なくするという問題もありますが、添付で受け取った取引先が読みやすいことや、支払い事務との効率なども配慮した上で、どんなファイルを選ぶかを決めるようにします。

電子印鑑は法的効力を持たないので使用しない

どのようなファイル形式を選んでも、請求書に社印を押して送ることは不可能です。先方の社内事情で、法的効力のある社印を押した請求書が絶対欲しいという場合は、郵送するしかありません。

ちなみに、電子印鑑という方法も考えられますが、社内的な管理方法としてはよくても、社印としての法的効力はまったくありません。

メールの請求書に印鑑は必要ない

ただ、取引先が請求書には印鑑が絶対必要なものだと思い込んでいる場合、印鑑のない請求書でも、こちらはなんら問題はないと伝えてあげることが大切です。納得してもらえれば、印鑑なしのファイルを添付して送ることは問題ではありません。

件名で請求書だとわかるようにする

メール添付をした請求書を送る場合、メール文の件名を『当月〇〇分御請求書の送付お知らせ』といったように、内容がしっかりわかるように書きましょう。

支払いを担当する経理係には請求書だけでなく、それ以外のたくさんのメールが社内外から担当者に送られているはずです、埋もれてしまうことのないよう、件名は一見して何の請求書かがわかるタイトルを付けてあげるようにします。

企業に送るメールの書き方と注意点は以下の記事でも解説しています。

企業に問い合わせメールをする際の方法について メール例文
企業に対するメール返信について 返信がない場合の対処法など

請求書をメールで送付する際の例文

以下では、請求書添付で実際に使えるのメール文を紹介しています。文末の注意点と合わせて参考にして下さい。

マナラボ産業株式会社

東京支店 経理部会計課 マナラボ太郎様 ※1.

平素より当社製品をお引き立て賜り厚く御礼申し上げます。※2.

早速ではございますが、下記内容の○月分請求書(※3.)を、本日メール添付にてお送りさせていただきました。

内容をご確認の上、期日までにお支払い下さいますようよろしくお願い申し上げます。

尚、ご不明な点がございましたら、御社担当の鈴木までお気軽にお問い合わせ下さい。

今後とも宜しくお願い申し上げます。

記 (※3).

■ご請求期間:◯◯年◯月◯日〜◯◯年◯月◯日

■ご請求番号:ABC−888−1234

■本請求のお支払い期限:◯◯年◯月◯日

◎添付ファイル:8seikyu2020.pdf (※4.)

(※5)……………………………………

株式会社マナラボ建材

経理部法人課担当 マナラボ花子

〒000-0000 東京都渋谷区◯◯◯

TEL:03-0000-0000 FAX.03-0000-0000

URL:http://www.***.co.jp

E-mail:manarabo@mail.com

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請求書をメールで送付する際の注意点

請求書をメールで送付する際の注意点は以下の通りです

1.メールの宛先は、実際の支払いの担当者の個人名になるようにします。
2.ビジネス文として、冒頭の挨拶をしっかり書きます。
3.単に請求書を送付したというだけでなく、「〇月分」や「〇〇資材購入請求書」など何の分かがわかるように書くと同時に、「記」で簡単な明細を付けます。
4.請求書本体となる、「添付ファイル」が明確になる様にマーキングをしておきます。
5.問い合わせに対応できるように、連絡先等、署名をしっかり書いておきます。

履歴書をメールで送る際の注意点まとめ

  • 従来、郵送でおくることが多かった請求書ですが、最近はメールで送ることが増えてきました。事務の効率化や省力化の中では、自然な流れと言えます。
  • しかし、自社の都合だけで行うものではないのも確かです。取引先の事情や都合も考え、いくつかの点に注意することが必要です。
  • まずは、取引先の了承を得ることと、先方が読みやすい添付ファイルを選びます。社印についても実物の印鑑が付かないことを理解してもらいます。
  • メール文の件名、文章にも十分気を付け、ビジネス文書の基本に乗っとった上でわかるやすく作成するように心掛けます。