退職を決めたときには、ついつい次の仕事のことを考えがちですが、現在の職場を円満退社することも大切です。そのための手続きの第一歩として、退職願・退職届の提出があります。

ここでは、退職願と退職届の違い、退職願は必ず必要なのか、退職願の用意、折り方や封筒の書き方などをご紹介します。スムーズな円満退職に向けて、準備ができるようになるでしょう。

退職願と退職届の役割の違い

「願」と「届」の字の違いと同様に、退職願と退職届も役割が変わります。

「退職願」は、退職を願い出るための書類で、一般的には上司に提出し、撤回が可能とされています。退職願を提出し、その後に退職を認められた場合、法的な観点からいえば、あらためて退職届を提出する必要ありません。

しかし、会社によっては退職願の規定がなく、退職届の規定がある場合には、退職届の提出もしなければいけないこともあります。退職願と退職届についての規定は会社によって違うため、退職願を提出した後でも退職届の提出が必要かを上司に確認するのが無難です。

対して「退職届」は、退職が確定した後に、会社に対して退職を届け出る書類です。会社が指定する退職届のフォーマットがあることもあります。提出先は上司の場合と人事部の場合など、会社によって違うでしょう。また、一般的には、一度提出すると撤回は不可能とされています。

以下の記事では退職届と辞表について、違いや書き方を例文を交えて解説しています。気になる方はこの記事と合わせてご覧ください。

辞表って何？退職届との違いと書き方、例文
退職届・退職願の書き方とマナー・例文集
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退職願と似た「辞表」を提出する場面

同じような意味の言葉に「辞表」もあります。「辞表」は、公務員が退職を届け出る時、または、社長など会社との雇用契約のない役職者が辞めるときに提出する書類です。

「辞表」についての詳しい情報は、以下の記事で解説しています。この記事と合わせて退職の際の準備をさらにすすめましょう。

辞表って何？退職届との違いと書き方、例文

退職願は必ず必要なものではない

退職願は、必ず必要なものではありません。初めて上司に退職の意志を伝えるときには、基本的に退職願いは必要がないとされています。

会社に退職を願い出た根拠や証明としての役割が、退職願です。転職先が決まっている、かつ上司に退職の意志を申し出るのが退職希望日の1か月を切っている場合には、前もって用意しておくのもよいでしょう。

ただし、円満退職のためには、上司との話し合いが先です、いきなり退職願を提出するのは避けましょう。

以下の記事では円満退職をするためのコツと注意点について解説しています。この記事と合わせて読むことで気持ちよく次のステップに進めるでしょう。

会社や仕事を退職する際に注意するべき点と円満退職するための方法
円満退社とは何か、円満退社の退職理由や、切り出し方を解説

退職願については就業規則で確認する

退職願や退職届の提出については、就業規則や社内規定などに提出の期限や必要の有無、指定フォーマットについてなどの規定がされている会社がほとんどです。

退職願については、何も書かれていない会社も多いです。その場合には、退職の申し出をしたときに、上司に確認してみましょう。

また、退職願や退職届の提出方法が手渡し以外、メールや郵送を指定されていることもあります。就業規則などで確認してください。

退職願は手書きでないとNG？

まずは、退職願の規定を就業規則や社内規定で確認して、ルールに従いましょう。指定がなければ、手書きかPCで作成します。一般的には、退職願は手書きとされています。

退職願を書く際に準備するもの

退職願、退職届とも、基本的には周りの人に知られないように上司に渡すものであるため、ポケットに収まるくらいの大きさがよいとされています。

手書きの場合には、小さめのB5の白地の便せんの用意することをおすすめしますが、A4でもよいとされています。また、手書きのときには、縦書きで書きましょう。

封筒は、白の無地、郵便番号の欄もない封筒がよいでしょう。できれば、中身が透けない2重になった無地の白封筒がベストです。便せんの大きさに合わせるため、B5であれば封筒は長形4号、A4であれば長形3号にします。

筆記用具は、色が黒であれば、ボールペンでも万年筆でも構いません。

退職願のPC作成ではテンプレートがおすすめ

基本では退職願は手書きで書きます。PCでの作成は会社から指示があったとき、または円満退社は諦めているときだけといってもよいでしょう。

PCでの退職願の作成には、テンプレートの使用をおすすめします。検索すれば、様々なテンプレートがあるため、適したものを選択してください。

注意点として、PC作成の場合でも、最後の署名だけは手書きにして押印をするのを忘れないようにしましょう。署名と押印で、筆跡から本人が提出した証拠になるためです。

退職願の丁寧な折り方

手書きにしてもPC作成にしても、退職願は4つ折りでも3つ折りでもよいとされています。しかし、封筒に収まりがよくて広げて読みやすいのは、3つ折りです。

汚れていないデスクなど平らなところに退職願を置き、下3分の1を上に折ります。定規など目安になるものを使って、きれいに丁寧に折りましょう。

封筒の書き方と退職願の入れ方

封筒の表書きは、インクの裏映りを防ぐために便せんを入れる前にしましょう。表書きは、文章を書いた黒のボールペンか万年筆で書き、サインペンなどの目立つ太い字は避けましょう。退職願はPC作成の場合でも、封筒の表書きは手書きにします。

表面には、「退職願」と中央に書きます。裏面は、左下に部署名と自分の名前を書き、封筒に入れる前にもう一度、誤字脱字がないかを確認しましょう。

封筒に退職願を入れるときには、折り返し部分が2枚重なった側を封筒の裏にくるように、また退職願の書き出し部分が上にくるように納めます。すると、受けとった上司が出して読みやすい形になり大変丁寧です。

退職願は、上司がその場で確認できるように、のり付けも〆も書かずに渡すのがよいでしょう。ただし、封筒にもともとのりやテープがついている場合は、封をして〆を書いておきます。

退職願についてのまとめ

退職願は、退職の意志を会社に伝えるための書類で、上司に渡すのが一般的です。退職届は、退職が決まった後に、会社に退職を届け出る書類で、撤回はできません。業務規則などで規定のフォーマットや提出期限、提出先などの指定している場合があるので、確認しましょう。辞表は、公務員か社長等の役職者が辞める時に提出するものです。
退職願は、必ず必要なものではありませんし、上司に退職の意志を切り出す時にいきなり出すのは失礼にあたります。必要かどうかは、上司に退職を切り出したときに確認する、もしくは就業規則で確認してもいいでしょう。
退職願は、一般的には手書きが望ましいですが、PC作成でも構いません。会社によっては、手書きかPC作成かも指定している時もあるので、確認しましょう。
退職願を手書きする時には、B5かA4の白い便せん、郵便番号欄のない白で2重になった封筒を用意します。黒のボールペンか万年筆で書きましょう。PC作成の場合には、テンプレートでつくるのがおすすめです。
便箋は3つ折りか4つ折りにしましょう。封筒は、黒のボールペンか万年筆で表書きは「退職願」を中央に、裏面の左下に部署名と名前を書きます。PC作成でも、封筒は手書きにしましょう。